Os descontos na folha de pagamento são uma parte obrigatória da gestão de recursos humanos, pois estão diretamente relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e à garantia dos direitos dos colaboradores.
Além disso, eles desempenham um papel relevante na organização financeira da empresa e ajudam a evitar problemas legais.
Embora muitas empresas saibam como elaborar a folha de pagamento, dificuldades nesse processo ainda são comuns.
Um levantamento da Cloudpay (2024) revelou que equipes brasileiras que gerenciam internamente a folha de pagamento possuem a maior taxa mundial de custos causados por erros, falhas humanas e impactos adicionais, atingindo impressionantes 75,03%.
Realizar os cálculos de forma precisa e gerenciar o processo com cuidado são medidas importantes para manter a conformidade e evitar complicações futuras.
Para ajudar você, vamos explicar o que são os descontos na folha de pagamento, os principais descontos obrigatórios e orientações para evitar erros que podem gerar multas e ações judiciais.
O que são os descontos na folha de pagamento?
A folha de pagamento reúne todos os valores relacionados à remuneração do colaborador, abrangendo tanto os descontos obrigatórios quanto os facultativos.
Entre os descontos obrigatórios estão o INSS, o IRRF e o FGTS, que devem ser aplicados corretamente para evitar penalidades para a empresa.
Já os descontos facultativos dependem de acordos estabelecidos entre a empresa e o colaborador, como vale-transporte, alimentação ou adiantamentos salariais.
Conforme a legislação brasileira, os descontos aplicados não podem ultrapassar 70% do salário bruto do funcionário, garantindo que ele receba, no mínimo, 30% em dinheiro. Falhas nesse cálculo podem causar prejuízos tanto para o colaborador quanto para a empresa, gerando consequências como multas ou insatisfação no ambiente de trabalho.
Descontos obrigatórios na folha de pagamento
Os encargos relacionados à folha de pagamento seguem regras previstas em lei. Esses descontos são necessários para manter os direitos trabalhistas e garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas. Veja os principais descontos obrigatórios:
1. Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)
O desconto do INSS garante benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e pensão por morte. Ele é calculado com base no salário bruto do colaborador, variando entre:
- 8% para salários até R$ 1.556,94;
- 9% para salários entre R$ 1.556,95 e R$ 2.594,92;
- 11% para salários entre R$ 2.594,93 e R$ 5.189,82.
Esse desconto é recolhido pela empresa e repassado ao governo. Qualquer erro ou atraso pode resultar em multas ou perda de benefícios.
2. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
O IRRF é calculado sobre o salário bruto, menos o valor do INSS e uma dedução de R$ 189,59 por dependente. As alíquotas aplicáveis são:
- 7,5%: salários entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
- 15%: salários entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
- 22,5%: salários entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
- 27,5%: salários acima de R$ 4.664,69.
Esse imposto é recolhido mensalmente e direcionado aos cofres públicos por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).
3. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
Embora o FGTS não seja um desconto direto no salário, ele é obrigatório e corresponde a 8% do valor total da folha de pagamento do colaborador.
Esse depósito mensal protege o trabalhador em casos de demissão sem justa causa. O acesso ao FGTS ocorre em situações específicas, como rescisão contratual ou compra de imóvel.
Obs: Dados de 2024.
Outros descontos na folha de pagamento
Além dos obrigatórios, existem outros descontos que podem ser aplicados mediante autorização ou acordo com o colaborador:
- Contribuição sindical: equivalente a um dia de trabalho, descontado em março (facultativo).
- Adiantamento salarial: empresas podem oferecer adiantamentos de até 40% do salário bruto.
- Vale-transporte: pode ser descontado até 6% do salário bruto, caso o colaborador aceite o benefício.
- Vale-refeição/alimentação: com o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), a empresa pode descontar até 20% do valor do benefício.
- Atrasos e faltas não justificadas: o desconto é proporcional às horas ou dias não trabalhados.
Esses descontos precisam ser especificados na folha de pagamento, garantindo transparência para o colaborador e conformidade para a empresa.
Pontos de atenção na folha de pagamento
Algumas práticas podem ajudar a evitar problemas legais e manter a credibilidade da empresa:
- Revisão detalhada: revise cada item da folha antes de emiti-la.
- Conformidade legal: acompanhe as mudanças na legislação trabalhista.
- Transparência: informe os colaboradores sobre todos os descontos aplicados.
- Automatização: utilize softwares de gestão para realizar cálculos com mais precisão.
O setor de RH precisa dedicar uma boa parte do seu tempo à gestão da folha de pagamento. Com a terceirização do processo, essas demandas operacionais são transferidas para uma empresa especializada, permitindo que a equipe interna de RH foque em estratégias para retenção de talentos, recrutamento e motivação de colaboradores.
Dessa forma, o tempo de trabalho da equipe de RH é otimizado, ficando disponível para outras atividades relevantes, como o acompanhamento da performance da equipe e a definição de novas estratégias para o desenvolvimento organizacional.
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