BPO de Folha de Pagamento: O que é e por que terceirizar?

Quando o assunto é delegar, terceirizar, logo nos vem à mente algumas reflexões importantes sobre o tema: 

Será que ao terceirizar eu posso correr o risco de perder o controle do meu negócio? 

Posso ficar “nas mãos” de um fornecedor que me trará mais problemas do que soluções? 

Ou estar perdendo a chance de ter acesso às práticas e tecnologias mais modernas do mercado, mantendo a minha operação internalizada? 

E quanto aos custos? Vale a pena pagar por um serviço de qualidade que vai me proporcionar estar livre de uma série de problemas e poder efetivamente me concentrar no foco do meu negócio? 

Ou consigo manter os meus custos baixos mantendo uma operação interna mesmo que isso vá me custar tempo e esforço para administrá-la?

Enfim, uma série de dúvidas podem surgir em torno deste tema e portanto nada mais sensato do que recorrermos aos grandes mestres do mercado corporativo para ajudar a elucidá-lo. 

“Steve Jobs” já preconizava em sua extensa carreira de sucesso profissional “Concentre-se naquilo que você é bom, delegue todo o resto” ou ainda melhor, vamos aos números e pesquisas para nos ajudar a responder a estas perguntas de maneira pragmática e efetiva.

A Terceirização da Folha de Pagamento: Mercado e Conceito 

Atualmente, 79% das empresas terceirizam seu sistema de registros de RH e 74% das empresas terceirizam seus sistemas de tempo e assiduidade, de acordo com a EY.

A terceirização permite às organizações reduzir o volume de funções não-estratégicas e escalar os fornecedores e suas operações para atender as necessidades constantes de mudança nos negócios.

A economia de tempo, o pagamento de multas por atrasos, falhas nos compromissos junto ao Governo, o aumento da sua rentabilidade através da redução de custos, melhoria da eficiência e racionalização dos processos de negócios são um dos principais motivos pelos quais as empresas decidem terceirizar suas folhas de pagamento. 

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Tempo e dinheiro 

As empresas que terceirizam a gestão de folha de pagamento economizam 18% a mais em média do que as empresas que lidam com ela internamente.

Fonte: PWC 2011.

De acordo com o estudo, “Terceirização de RH Redefinida: Opções para Gestão de Pessoas”, destacou que as equipes de RH de empresas de médio porte gastaram quase metade de seu tempo (45%) em uma combinação de atividades relacionadas a folha de pagamento (18%), administração de RH (14%) e administração de benefícios (13%).

Em média uma empresa perde US$ 1 milhão para cada 10 funcionários que a deixam, conforme publicação da PWC Saratoga, na HCM Intelligence.

De $200 a $800 é o valor potencial de economia na Folha por funcionário por ano (sem eliminar cargos ou reduzir salários básicos) concentrando-se apenas nos dados certos para identificar exatamente onde os excessos estão ocorrendo e tornando acionáveis recomendações para corrigi-los.

 

Tecnologia aplicada 

Migração para a nuvem – Usar um aplicativo em nuvem para seu processo de folha de pagamento significa que você pode dimensionar sua solução como necessário para atender as mudanças nos requisitos da força de trabalho. 

Além de permitir uma redução de custos de 15% a 35%, isso reduz as taxas de erro a um terço, em comparação com a folha de pagamento no local (on premise).

Opções de método de pagamento – 78% dos empregadores acreditam que as empresas precisarão personalizar as opções de pagamento para permanecerem competitivas na busca por talentos (ex: On Demand-Pay).

Uso da automação – 33% dos colaboradores em todo o mundo afirmam ser pagos em atraso (eventualmente, frequentemente ou sempre).

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Simplificação da interface do usuário – Escolha uma plataforma intuitiva e compatível com dispositivos móveis para que os colaboradores possam acessar facilmente a folha de pagamento. 

Mais de 26% dos trabalhadores em período integral admitem que não perceberiam se fossem pagos incorretamente, seja porque não conferem o holerite (11%), não consultam o próprio extrato bancário (9%) ou acham o processo de pagamento ou o holerite confuso (9%).

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Folha de Pagamento e a Pandemia

A Covid-19 elevou a um número 4 vezes maior de novos regulamentos que impactaram a folha de pagamento em todo o mundo em apenas 30 dias* . (Apenas *Volume de novos regulamentos em abril de 2020 x abril de 2019).

 

Terceirizei minha Folha de Pagamento e sigo insatisfeito

Se você ainda acha que a folha de pagamento exige muito do seu tempo, mesmo após terceirizar sua operação com um parceiro…você não está sozinho! 

Está na hora de você buscar outro parceiro de negócios!

De acordo com uma recente pesquisa realizada pela conceituada consultoria EY Global Payroll Survey de 2019, apenas 26% das empresas pesquisadas consideram o desempenho de seus atuais fornecedores de folha de pagamento como bom ou muito bom em termos de custos.

Fontes:

1 ADP Research Institute – The Workforce View 2020: Volume 2, pós-COVID-19

2 EY Global Payroll Survey de 2019

3 2020. The Hackett Group. Seven payroll weaknesses exposed by COVID-19 and how to fix them

4 2019. ADP – O futuro do pagamento

5 Deloitte – Cost resilience amid and after COVID-19

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6 ADP Research Institute – The Workforce View 2020: Volume 1, pré-COVID-19

7 2019. ADP – Payroll Unplugged

 

 

Texto escrito por Alexandre Baccaro, head comercial de Folha de Pagamento no BWG.

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