Sua empresa pode até saber como fazer folha de pagamento, mas as chances de já ter tido alguma dificuldade com esse processo é grande. E acredite, não é um problema incomum.

Fazer o cálculo da folha de pagamento da empresa de maneira correta e gerenciá-la com assertividade são detalhes essenciais para manter a organização de acordo com a legislação e não apresentar irregularidades trabalhistas e fiscais no futuro. 

A folha de pagamento é um processo burocrático, mas garante que os impostos e taxas estão sendo pagos da maneira correta, que os colaboradores estão recebendo seus benefícios de direito e que os descontos estão sendo efetuados como devem ser.

Ainda hoje, esse processo é um desafio para empreendedores que não entendem muito bem a importância dele e quais os cuidados que se deve ter.

A consequência disso são situações desagradáveis que  poderiam ser evitadas. 

Neste artigo você vai ser capaz de identificar se sua empresa sabe como fazer folha de pagamento, pois indicaremos os erros mais comuns no processo, mostrando também o que pode ser feito para acabar com eles.

Importância da gestão de folha de pagamento

Antes de saber se sua empresa sabe como fazer folha de pagamento, precisamos falar sobre a importância dessa gestão e da correção de qualquer erro que ela apresente.

A folha de pagamento, como dissemos, é um resumo de todos os dados essenciais sobre o colaborador e sua vida na empresa, pois contém informações sobre sua jornada de trabalho, seus rendimentos, benefícios, entre outras. 

Realizar o cálculo da maneira correta significa estar em dia com a legislação, recolhendo taxas e impostos devidamente e garantindo o direito de seus funcionários.

São muitos detalhes que precisam receber atenção, já que um número errado, por exemplo, pode ocasionar o retrabalho de todo o cálculo, provocando atrasos e insatisfação.

O compromisso com a gestão de folha de pagamento também confere confiança aos colaboradores, que esperam por um salário pago corretamente e no prazo devido. 

Atrasos e outras dificuldades nessa obrigação podem desencadear estresse e desmotivação no trabalho, o que não é nada positivo para a produtividade do negócio.

Erros mais comuns na folha de pagamento

Sem dúvidas, a folha de pagamento é muito importante para todas as empresas. Preparamos uma lista com os erros mais comuns, assim sua empresa pode se prevenir deles ou correr atrás da solução agora. Confira: 

1. Utilizar processos manuais

Papel e caneta são indicadores graves de sua empresa não sabe como fazer folha de pagamento nos dias atuais, arriscando o processo com um método tão ultrapassado.

Anotações soltas em papéis podem se perder durante a correria e movimentação no trabalho, por falta de atenção. Não é nada seguro.

Da mesma forma, cartões de papel para que os funcionários marquem as horas trabalhadas já não é uma opção viável.

2. Centralizar as informações da folha

Organizar todas as informações dos colaboradores para a folha de pagamento em um único computador ou deixá-las sob responsabilidade de um único funcionário é um grande erro também.

Pense só: Se o computador em questão tiver algum problema e seus arquivos não puderem ser restaurados, o que a empresa vai fazer? Será um caos.

Tendo isso em mente, pode ser péssimo ter apenas um funcionário encarregado dessa obrigação, pois se ele tiver que se afastar por algum motivo de saúde, tirar férias ou sair da empresa, o processo ficará parado até outra pessoa assumir e se acostumar com todas as informações.

3. Não ter um bom controle de horas

O controle de horas precisa ser rígido para que tudo ocorra sem problemas, principalmente no final do mês e no fechamento da folha de pagamento. 

Isso significa que deve haver um planejamento para o sistema de atestados médicos recolhidos, atrasos, horas extras, entre outros dados. 

E esse planejamento deve ser feito com antecedência. É preciso criar padrões para o registro destas informações ao longo do mês, para que não seja necessário ir atrás de tudo isso na última hora.

4. Não classificar os colaboradores

Enquadrar os colaboradores em situações específicas é muito importante para que o gestor saiba, por exemplo, o número de funcionários registrados em carteira ou em serviço terceirizado.

Além disso, os trabalhadores devem ser classificados em categorias como comércio ou indústria, por exemplo, para que as regras estabelecidas por cada convenção possam ser seguidas pelo empregador.

Outro ponto essencial é o cuidado com cargos e faixas salariais, que devem sempre estar de acordo com a política de cargos e salários da empresa. 

Classificar um colaborador de forma incorreta pode acarretar uma remuneração diferente da prevista e, consequentemente, erros no pagamento das contribuições e passivos trabalhistas.

5. Se descuidar com fórmulas automáticas

As fórmulas automáticas de planilhas, por exemplo, podem ser muito perigosas na hora do cálculo da folha de pagamento. 

A falta de atenção na hora do lançamento de informações pode comprometer o resultado final, gerando uma folha inteira com dados errados.

6. Não estar atento à mudanças de legislação e tributos

As mudanças na legislação precisam ser acompanhadas de perto, pois podem interferir diretamente no processo de folha de pagamento.

A implementação do eSocial, por exemplo, trouxe uma carga de responsabilidade ainda maior para essa gestão, uma vez que todos os dados precisam ser lançados corretamente no sistema do governo.

Quanto às alíquotas e impostos, não adianta apostar em decoreba. Estes números são atualizados durante o ano de acordo com variações do mercado e órgãos responsáveis, o que exige uma atenção constante às fontes oficiais destas informações.

Ter uma equipe preparada e que entende as mudanças e as razões pelas quais elas acontecem é importante também para sanar as dúvidas de outros colaboradores, que não entendem muito bem essas questões burocráticas.

A figura de profissionais que possam transmitir esse conhecimento de forma clara em caso de dúvidas é essencial para garantir a transparência no ambiente corporativo.

Como fazer folha de pagamento sem erros, afinal?

Talvez você esteja pensando que não há como fazer folha de pagamento sem correr algum tipo de risco.

Ou que é inviável para sua equipe de RH dar conta de tantos detalhes de folha de pagamento tendo também outras responsabilidades.

Então, como fazer folha de pagamento de forma segura e ágil?

A boa notícia é que a terceirização também já chegou para a folha de pagamento, sendo uma excelente saída para todas as dificuldades que tratamos aqui. 

Este serviço permite que sua empresa dê um fim ao retrabalho e às preocupações com prazos que atrapalham a produtividade da sua equipe interna. 

Um time especializado e atualizado com todas as mudanças da legislação estará cuidado de tudo com dedicação total para o sucesso do seu negócio.

O BPO de folha de pagamento do BWG, por exemplo, alia uma equipe de profissionais capacitados à tecnologia, proporcionando uma gestão inovadora e segura, assim como uma consultoria de estratégia de remuneração mais eficiente.