A escolha do fornecedor de folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas do RH. Isso porque, diferentemente do que muita gente pensa, o processo da folha configura muito mais do que apenas pagar salários ou benefícios corporativos.
Essa decisão passa por uma análise aprofundada das necessidades da empresa, características do negócio, ofertas do mercado e perfis de cada fornecedor, considerando também todas as demandas, particularidades e processos de um negócio.
Além disso, um estudo realizado pela FIESP (Federação das Indústrias do Estado de São Paulo) provou que o Brasil é o país nº 1 em encargos trabalhistas, demandando altos investimentos por parte dos empresários.
Para se ter uma ideia, esses encargos correspondem a praticamente um terço (32,4%) dos custos com mão de obra na indústria de transformação brasileira. Na Europa, por exemplo, o peso dos encargos é de 25%.
Quando comparado aos países em desenvolvimento, com os quais o Brasil compete comercialmente, a posição do país é ainda pior: os encargos são 14,7% em Taiwan, 17% na Argentina e 27% no México.
Por isso, o cuidado com os detalhes do processo de folha de pagamento é tão importante. E o apoio de um fornecedor de terceirização faz toda a diferença para lidar com as etapas operacionais e deixá-las alinhadas à legislação trabalhista.
Por que contar com um fornecedor de folha de pagamento?
Muitos erros podem ser cometidos na hora de rodar a folha de pagamento. Um dos deslizes mais comuns, por exemplo, é o pagamento indevido de benefícios como vale-transporte ou vale-refeição a colaboradores afastados por acidentes de trabalho, doenças ou férias remuneradas, 0 que pode aumentar consideravelmente o valor pago no final do mês.
Aqui vale ressaltar ainda que, quando um empregado se afasta por um determinado período, a empresa não está obrigada a fornecer tais benefícios, exceto se essa particularidade constar expressamente na Convenção ou no Acordo Coletivo de Trabalho.
Além disso, esses erros também podem acontecer durante a rescisão do contrato, gerando indenizações maiores do que as verbas devidas. Ou o contrário: o colaborador pode ser lesado em seu pagamento, ocasionando assim ações na Justiça do Trabalho.
Por fim, rodar a folha de pagamento é algo que gera muitos erros, demora, insatisfação e sobrecarga da equipe.
Para se ter noção, um levantamento da Deloitte mostrou que, entre as atividades das equipes de RH, finanças e Departamento Pessoal, as 3 que mais afetavam a produtividade por serem manuais são rodar a folha de pagamento, fazer reconciliação e mapear a entrada de dados.
Dessa forma, contar com o apoio de um serviço de BPO é um diferencial para trazer mais segurança e tranquilidade para sua rotina.
A equipe de BPO do BWG, por exemplo, assume toda a gestão e operação da folha de pagamento da sua empresa – permitindo que você consiga atuar com mais estratégia, calma e foco naquilo que realmente importa para você: o seu negócio.
Fornecedor de folha de pagamento: como escolher?
Como dito anteriormente, muitos aspectos precisam ser levados em consideração na hora de escolher um fornecedor de folha de pagamento.
Mas, talvez, o principal deles seja entender quais são as necessidade reais da sua empresa, a fim de encontrar o parceiro ideal para o seu negócio. Dessa forma, é preciso refletir sobre o tamanho da folha, sua complexidade e o tempo gasto em sua elaboração.
Nesse sentido, também é necessário ponderar alguns critérios básicos que podem te ajudar a escolher uma boa opção, como:
1. Histórico da empresa prestadora de serviços
Assim como deve acontecer com qualquer outra parceria, a escolha do fornecedor de folha de pagamento deve levar em consideração o histórico de satisfação da empresa que está oferecendo os serviços.
Dessa forma, é possível avaliar, entre outras coisas, o tempo de atuação no mercado, cases de sucesso, o número de clientes atendidos e, principalmente as avaliações feitas por esses clientes.
2. Tipo de suporte oferecido
Para se ter sucesso, é preciso contar com uma tecnologia que realmente possa facilitar o seu dia a dia. Nesse caso, é importante analisar se o fornecedor de folha de pagamento conta com suporte dedicado e sistemas de automação que lhe permitam uma gestão mais consistente.
Além disso, é necessário verificar também se as ferramentas são completas e se atendem as suas necessidades operacionais.
3. Segurança da informação
Este é um dos fatores mais importantes de serem analisados. Afinal, qualquer vazamento de dados, informações pessoais ou extravio de correspondências pode afetar a reputação da sua empresa, especialmente quando falamos de marca empregadora.
Nesse sentido, ter um sistema orientado por dados e que seja baseado em segurança da informação pode auxiliar nesse quesito.
4. Custo-benefício
Convenhamos: o barato, muitas vezes, sai caro. Por isso, escolher um sistema de BPO com valor consideravelmente mais baixo nem sempre é a melhor opção.
No entanto, é importante compreender suas finanças e pesquisar bons fornecedores que ofereçam um custo de serviço dentro da realidade do mercado.
Leia também: Os 5 principais desafios na gestão de folha de pagamento
Aqui no BWG, por exemplo, a nossa solução de BPO de folha conta com parceiros de tecnologia estratégicos para unir a expertise dos nossos profissionais à digitalização e automação de processos importantes para a sua empresa, como solicitação de férias, kit admissional, pagamentos e muito mais.
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