O que é a terceirização da Folha de Pagamento?

Um processo de RH que vem ganhando popularidade como serviço terceirizado é o processamento da folha de pagamento. 

As empresas começaram a perceber a importância da redução de seus custos operacionais de suas atividades não essenciais e estão transferindo essas responsabilidades para fornecedores externos, que fornecem serviços de terceirização de folha de pagamento. 

Terceirização da folha de pagamento em uma empresa, significa envolver uma parte externa para lidar com todas as atividades relacionadas à folha de pagamento. 

A terceirização das funções da folha de pagamento geralmente é feita para reduzir custos e economizar o tempo necessário para lidar com as tarefas financeiras relacionadas à folha de pagamento. 

Contratar uma empresa externa para lidar com as atividades da folha de pagamento significa que uma organização empresarial pode dispensar a necessidade de contratar e treinar uma grande equipe interna de folha de pagamento, comprar o pacote de software apropriado para as funções da folha de pagamento e permanecer constantemente atualizada sobre complicados regulamentos fiscais.

Agora você pode canalizar sua equipe de RH para se concentrar na construção de uma melhor satisfação dos funcionários, o que o ajudaria a reter seus melhores talentos, enquanto a empresa de serviços de folha de pagamento cuida dos serviços de folha de pagamento.

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É importante observar que diferentes empresas de RH oferecem diferentes níveis de especialização. Algumas empresas se concentram principalmente na terceirização de tarefas rotineiras de administração de RH, como folha de pagamento e formalização de contratos de funcionários.

Outros se especializam em uma abordagem mais holística e oferecem uma gama mais ampla de serviços, como recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, gestão de ponto e frequência.

Para empresas que enfrentam desafios mais complexos do que as tarefas de RH normais do dia-a-dia, é necessária uma solução mais abrangente.

Uma verdadeira abordagem estratégica à terceirização envolve a parceria com uma empresa de RH para identificar suas necessidades de negócios, auditar suas práticas atuais de RH e, em seguida, desenvolver um plano de RH. 

 

Como funciona uma folha de pagamento?

Embora a transferência de dinheiro de um empregador para um empregado possa parecer simples, há uma variedade de aspectos importantes a serem levados em consideração. 

Seguir um processo consistente de folha de pagamento para cada funcionário pode minimizar erros e manter sua empresa em conformidade com as leis tributárias relevantes. 

O processo de folha de pagamento para a maioria das empresas geralmente pode ser dividido em algumas etapas essenciais:

  • Determinação do sistema de folha de pagamento;
  • Elaboração de uma política de folha de pagamento;
  • Coleta de informações dos funcionários;
  • Implementação de um sistema de gestão de Ponto e Frequência;
  • Revisão das planilhas de horas dos funcionários;
  • Aprovação e envio da folha de pagamento;
  • Criação e  armazenamento dos registros de folha de pagamento.

 

Como você pode ver, há mais etapas para executar a folha de pagamento do que você pode esperar. No entanto, depois de fazer o trabalho inicial de configurar um sistema de folha de pagamento, o processo se torna muito mais simples.

 

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Como é o sistema de folha de pagamento? 

A execução da folha de pagamento refere-se ao processo de remuneração dos funcionários por seu trabalho. A cada período de pagamento, um empregador deve calcular e distribuir os salários dos funcionários. 

O empregador é responsável por somar com precisão as horas de trabalho de um funcionário e calcular seu salário bruto. Os empregadores também têm a tarefa de fazer deduções para impostos locais e federais, previdência social, seguro-desemprego e muito mais. Em seguida, a empresa deve desembolsar os valores devidos aos funcionários no dia do pagamento.

Como você pode imaginar, esse processo pode ficar complicado rapidamente. Se você tiver mais de um ou dois funcionários, administrar a folha de pagamento pode se tornar uma tarefa extremamente complicada e crítica. 

Por uma questão de tempo e conveniência, a maioria dos proprietários de empresas encontra maneiras de evitar o processamento da folha de pagamento por conta própria. Normalmente, eles configuram um sistema interno de folha de pagamento ou terceirizam a folha de pagamento para uma empresa contratada.

 

O que faz um sistema de folha de pagamento?

Configurar um sistema de folha de pagamento ajuda a garantir que a folha de pagamento seja feita com precisão e no prazo. Com um sistema implementado, as empresas podem gerenciar melhor a folha de pagamento. 

A última coisa que você deseja como empregador é que sua equipe tenha problemas com seus salários. Cada funcionário espera receber o valor devido no dia do pagamento. Se eles receberem um pagamento atrasado ou com erro de cálculo, provavelmente ficarão insatisfeitos com a administração.

No que diz respeito a modelos de um sistema de folha de pagamento, as empresas têm algumas opções diferentes. Muitas empresas usam os seguintes tipos de sistemas de folha de pagamento para gerenciar a remuneração dos funcionários

 

Folha de pagamento interna:

Algumas empresas configuram um processo de folha de pagamento interno que deve ser concluído manualmente a cada período de pagamento. Com esse método, o proprietário da empresa ou um funcionário de recursos humanos é diretamente responsável por administrar a folha de pagamento. 

Embora possa ser uma opção econômica para pequenas empresas, pode ser difícil de sustentar quando sua equipe crescer.

Contador em tempo integral:

Um contador é um especialista financeiro que pode executar a folha de pagamento e preencher formulários fiscais em seu nome. Terceirizar o gerenciamento da folha de pagamento para um contador pode fornecer um suporte útil. Eles podem cuidar do processo da folha de pagamento do início ao fim e fornecer conselhos e ideias ao longo do caminho, porém sua atuação costuma  ficar limitada quando as demandas por automação, agilidade e visão gerencial começam a crescer.

 

Software de folha de pagamento (SaaS):

Com um software de gestão especializado, você pode automatizar totalmente o processamento da folha de pagamento. Um benefício das soluções de software é que elas minimizam a chance de erro humano. Além disso, os programas de folha de pagamento e de software de RH geralmente podem gerar relatórios detalhados da folha de pagamento e recibos a cada período de pagamento.

 

BPO de folha de pagamento:

Provedores de folha de pagamento são empresas especializadas em administrar a folha de pagamento para outras empresas.

Eles oferecem vários serviços de folha de pagamento, geralmente abrangendo a todo escopo de atividades relacionadas à execução da folha, (como admissão, férias, rescisão, cálculo de encargos, geração de guias de obrigações fiscais e trabalhistas, controle de ponto e frequência até declaração de impostos em nome de sua empresa), além de prover o acesso de seus usuários em portais de atendimento pela internet e aplicativos de gestão no smartphone. 

Geralmente, os provedores de folha de pagamento cobram uma taxa fixa por mês para a execução destes processos relacionados à folha de pagamento.

Se você não tiver certeza de qual sistema de folha de pagamento é adequado para sua empresa, consulte um especialista de RH (folha de pagamento) que possa lhe orientar a tomar a melhor decisão, baseado no perfil de sua empresa em suas necessidades relacionadas a este processo.

 

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Quanto custa para terceirizar a folha de pagamento? 

Se você está pensando em terceirizar seus serviços de folha de pagamento, provavelmente já se perguntou “quanto custa contratar uma empresa de folha de pagamento?”

Apesar do custo adicional para o seu negócio, muitas empresas descobriram que a terceirização da folha de pagamento, ao longo do tempo,  economiza tempo e dinheiro.

 

Quais custos estão associados à folha de pagamento?

Quando se trata de terceirizar a folha de pagamento, existem alguns fatores principais que afetam seu orçamento:

Serviço de folha de pagamento – O principal custo é o próprio serviço de folha de pagamento, em outras palavras, elaborar holerites, manter registros financeiros e registrar os ganhos totais de um funcionário dentro do ano fiscal.

Implantação e Parametrização – também há custos de configuração a serem considerados, que representam o custo necessário para configurar o sistema de folha de pagamento da sua empresa.

Integração de RH – Além de todos os outros custos, também pode haver uma taxa para integração de processos e sistemas que orbitam em torno de um sistema de folha como (sistema contábil e financeiro por exemplo)

Benefícios: Dependendo do modelo de gestão adotado pela empresa, poderá haver um custo adicional destacado para o gerenciamento do painel de benefícios e seguros que são oferecidos aos colaboradores nas empresas (relacionamento junto às operadoras e a manutenção das apólices contratadas)

 

Qual é o custo médio da terceirização da folha de pagamento?

Existem algumas maneiras diferentes de terceirizar a folha de pagamento, mas uma das mais comuns é o chamado “BPO full service”, o que significa que toda a sua função de folha de pagamento é terceirizada. 

Este provedor lidará com o processo de gestão de sua folha em seu nome junto ao Governo e tratará de consultas relacionadas à folha de pagamento de sua equipe. 

Então, quanto as empresas de folha de pagamento cobram por funcionário? 

Bem, o custo da terceirização dos serviços de folha de pagamento dependerá de alguns fatores diferentes, mas, em média, você pode esperar pagar à partir de R$ 35,00 por colaborador/mês para empresas com cerca de 300 colaboradores por um serviço de folha de pagamento totalmente gerenciado (conforme pesquisa realizada em 2020 pelo site oHub).

Como você pode ver, o custo médio da terceirização da folha de pagamento depende muito do número de funcionários que trabalham para você.

Forças de trabalho maiores podem esperar custos mais baixos, enquanto as pequenas empresas podem ter um custo unitário um pouco mais elevado para a cobertura dos custos fixos da contratada.

 

Qual é o custo da terceirização do serviço de folha de pagamento gerenciado parcialmente?

Em contraste com os serviços de folha de pagamento totalmente gerenciados, um serviço de folha de pagamento parcialmente gerenciado significa essencialmente que certas partes de sua folha de pagamento são terceirizadas, enquanto outras partes permanecerão internamente.

Isso significa que pode ser difícil determinar o custo exato da terceirização dos serviços de folha de pagamento, pois isso depende de quais partes do serviço foram terceirizadas e quais permanecem internamente. 

 

Quanto custaria gerenciar a folha de pagamento internamente?

Se a terceirização da folha de pagamento não for atraente, você pode lidar com isso internamente.

No entanto, existem alguns motivos pelos quais esta pode não ser a escolha mais prática para o seu negócio.

Em primeiro lugar, você precisará de uma equipe dedicada com experiência em folha de pagamento e, mesmo que tenha uma equipe com a experiência certa, lidar com a folha de pagamento para empresas com mais de 10 funcionários pode ser uma tarefa que exija muito de seu tempo e dedicação.

Em segundo lugar, os custos associados ao gerenciamento interno da folha de pagamento muitas vezes podem superar qualquer economia potencial na terceirização dessa função.

Há necessidade de se considerar os custos associados à contratação de um software de folha de pagamento.

No geral, administrar a folha de pagamento internamente exige muito tempo e custo, tornando a terceirização uma opção melhor e mais eficiente.

De acordo com uma pesquisa realizada no Reino Unido, os profissionais de RH já gastam cerca de 120 dias de trabalho por ano em tarefas administrativas.

Ao terceirizar a folha de pagamento, você pode garantir que seus funcionários estão gastando tempo “no” seu negócio, em vez de “com” seu negócio.

E não é apenas o custo comparativamente mais baixo da terceirização da folha de pagamento que você precisa considerar, é também a sensação adicional de segurança e certeza.

Ao terceirizar, você está garantindo que a folha de pagamento sempre será tratada, e não há necessidade de se preocupar com o que acontecerá se seu funcionário dedicado à folha de pagamento ficar doente ou conseguir um novo emprego.

 

Como funciona uma empresa de terceirização de serviços?

Para as empresas, a folha de pagamento é uma de suas funções mais importantes. 

A folha de pagamento precisa e pontual não apenas melhora a satisfação do funcionário, mas também o mantém em conformidade e livre de multas.

Mas há muito para acertar, desde as informações exigidas dos funcionários até as retenções de impostos.

A folha de pagamento pode ser fácil de gerenciar por conta própria se você for uma pequena empresa com apenas poucos funcionários e tiver necessidades muito simples. 

No entanto, independentemente do seu tamanho, pode ficar rapidamente mais complicado à medida que você cresce, tem trabalhadores em vários estados ou fica sujeito aos requisitos legislativos relativos à folha de pagamento, RH e benefícios que rotineiramente afetam os empregadores

 

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Benefícios do software de folha de pagamento

Provedores de folha de pagamento de serviço completo oferecem vantagens exclusivas em relação a outras soluções de folha de pagamento.

Aqui estão apenas alguns dos benefícios que vêm com esses serviços específicos de folha de pagamento:

Economize dinheiro: o preço é uma das considerações mais importantes para muitos proprietários de pequenas empresas.

Contratar gerentes de folha de pagamento internos ou um contador pode ser caro. Você terá que pagar por salários, benefícios e assim por diante.

No entanto, com um provedor de folha de pagamento, você normalmente paga uma taxa mensal fixa, tornando-a uma opção econômica no longo prazo.

Automatizar a folha de pagamento: ao usar o software de folha de pagamento, você pode automatizar a maioria dos aspectos do processo de folha de pagamento.

Nesse caso, você só terá que fazer algumas configurações iniciais e, em seguida, executar a folha de pagamento online em questão de cliques em cada período de pagamento.

 

Minimize erros:

Quando você executa a folha de pagamento manualmente, todos os tipos de erros humanos podem ocorrer. Esses erros podem resultar em insatisfação do funcionário ou não conformidade fiscal.

O software de folha de pagamento pode concluir cálculos complexos rapidamente, economizando tempo e minimizando a chance de erro humano. 

Muitas empresas de folha de pagamento até oferecem proteção contra penalidades no caso de você ser impactado por uma penalidade fiscal.

 

Acesse de qualquer lugar:

Quase todo provedor de folha de pagamento tem um site ou aplicativo móvel, para que você possa acessar os dados da folha de pagamento onde quer que esteja.

Muitos também oferecem portais de autoatendimento para funcionários que permitem que seus funcionários acompanhem suas horas e visualizem dados de RH em trânsito.