Um processo de RH que vem ganhando popularidade como serviço é a terceirização da folha de pagamento.

Afinal, as empresas começaram a perceber a importância da redução de custos operacionais de suas atividades não essenciais e estão transferindo essas responsabilidades para fornecedores externos.

 

Para você ter ideia, esse processo terceirizado, também conhecido como BPO de folha, envolve o trabalho de uma equipe externa para lidar com todas as atividades relacionadas ao pagamento de funcionários.

 

Ele geralmente é feito para reduzir custos e economizar o tempo necessário para lidar com as tarefas financeiras relacionadas à folha de pagamento. 

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura deste artigo.

 

 

Terceirizar a folha de pagamento ou manter a equipe interna?

De forma resumida, investir em uma empresa externa para lidar com as atividades da folha de pagamento significa que uma companhia pode dispensar as seguintes necessidades:

 

• contratar e treinar uma grande equipe interna.
• comprar o pacote de software apropriado para as funções da folha de pagamento.
• permanecer constantemente atualizada sobre complicados regulamentos fiscais.
  

 

Com esse movimento, você pode canalizar sua equipe de RH para se concentrar na construção de uma melhor satisfação dos funcionários, o que o ajudaria a reter talentos, enquanto a empresa de serviços de folha de pagamento cuida de todas as burocracias.

No entanto, é importante observar que diferentes empresas de RH oferecem múltiplos níveis de especialização.

Isso quer dizer que algumas empresas se concentram principalmente na terceirização de tarefas rotineiras de administração de RH, como folha de pagamento e formalização de contratos de funcionários.

Por outro lado, outras se especializam em uma abordagem holística e oferecem um portfólio mais amplo de serviços, como recrutamento & seleção, treinamento, avaliação de desempenho, gestão de ponto e frequência.

Então, como entender se a melhor decisão para a sua empresa é terceirizar ou internalizar o processo da folha de pagamento?

O primeiro passo é identificar a complexidade das tarefas da sua equipe versus o tempo gasto em cada uma delas. Além disso, se a sua empresa enfrenta desafios mais complexos do que as tarefas de RH normais do dia a dia, é necessário uma solução mais abrangente.

 

E uma verdadeira abordagem estratégica à terceirização da folha de pagamento envolve a parceria com uma empresa de RH para identificar suas necessidades de negócios, auditar práticas atuais e, em seguida, desenvolver um plano de ação para a área.

 

Para isso, é importante dar alguns passos para trás e relembrar alguns conceitos importantes sobre os processos de folha na rotina de uma equipe.

Como funciona o processo da folha de pagamento?

Embora a transferência de dinheiro de um empregador para um empregado possa parecer simples, há uma variedade de aspectos importantes a serem levados em consideração. 

Afinal, seguir um processo consistente de folha de pagamento para cada funcionário pode minimizar erros e manter sua empresa em conformidade com as leis tributárias relevantes. 

Geralmente, o processo de folha de pagamento para a maioria das empresas pode ser dividido em algumas etapas essenciais:

 

• Determinação do sistema de folha de pagamento;
• Elaboração de uma política de folha de pagamento;
• Coleta de informações dos funcionários;
• Implementação de um sistema de gestão de Ponto e Frequência;
• Revisão das planilhas de horas dos funcionários;
• Aprovação e envio da folha de pagamento;
• Criação e armazenamento dos registros de folha de pagamento.
  

 

Como você pode ver, há diversas etapas para a equipe executar. No entanto, depois do primeiro passo, determinar e configurar o sistema de folha de pagamento, o processo se torna muito mais simples. E é sobre isso que iremos falar a partir de agora.

A importância do sistema de folha

A execução da folha de pagamento se refere ao processo de remuneração dos funcionários por seu trabalho.

Dessa forma, a cada período de pagamento, um empregador deve calcular e distribuir os salários dos funcionários. 

O empregador é responsável por:

 

• Somar com precisão as horas de trabalho de um funcionário e calcular seu salário bruto.
• Fazer deduções para impostos locais e federais.
• Colocar no cálculo a previdência social, o seguro-desemprego e muito mais. 
  

 

Em seguida, a empresa deve desembolsar os valores devidos aos funcionários no dia do pagamento.

 

Como você pode imaginar, esse processo pode ficar complicado rapidamente.

 

Se você tiver mais de um ou dois funcionários, administrar a folha de pagamento pode se tornar uma tarefa extremamente complicada e crítica. 

E, por uma questão de tempo e conveniência, a maioria dos proprietários de empresas encontra maneiras de evitar o processamento da folha de pagamento por conta própria.

 

Normalmente, eles configuram um sistema interno ou terceirizam a folha de pagamento para uma empresa contratada.

 

 

O que faz um sistema de folha de pagamento?

De forma resumida, um sistema especializado ajuda a garantir que a folha de pagamento seja feita com precisão e no prazo.

Afinal, a última coisa que você deseja é ter problema com salários de funcionários, erros de pagamento ou equipe estressada no fim do mês com planilhas e documentos perdidos no computador.

Até porque é preciso ter em mente que um pequeno erro pode causar desconfortos na relação entre empregador e empregado, o que impacta a imagem interna e externa da organização.

Por isso, é fundamental investir em um sistema para otimizar o processo de folha de pagamento e garantir tranquilidade para a sua equipe.

Quando falamos de modelos de sistema de folha de pagamento, as empresas têm algumas opções diferentes.

A seguir, detalhamos 4 opções que você pode utilizar para para gerenciar a remuneração dos funcionários.

1. Folha de pagamento interna

Algumas empresas configuram um processo de folha de pagamento interno, que deve ser concluído manualmente todo mês.

Com esse método, a área responsável atua diretamente na gestão da folha de pagamento, tendo o controle do início ao fim do processo. 

No entanto, por mais que possa ser uma opção econômica para pequenas empresas, ela se torna inviável com o crescimento do negócio e da equipe. Isso acaba gerando mais chances de erros e sobrecarga de demandas.

2. Contador em tempo integral

Outra opção para administrar e otimizar o processo é contar com o trabalho de um contador, que é um especialista financeiro que pode executar a folha de pagamento e preencher formulários fiscais em nome da empresa.

Saiba que terceirizar o gerenciamento da folha de pagamento para um contador pode fornecer um suporte útil para a sua equipe de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal.

Afinal, esse profissional pode cuidar do processo da folha de pagamento do início ao fim e fornecer conselhos e ideias ao longo do caminho.

 

Porém, a atuação dele costuma ficar limitada quando as demandas por automação, agilidade e visão gerencial começam a crescer.

 

3. Software de folha de pagamento (SaaS)

Para otimizar o processamento da folha de pagamento, você também pode contar com o apoio de um software de gestão especializado.

 

E o grande diferencial dessa opção é eliminar a sobrecarga de demandas da equipe, minimizar as chances de erro humano e alocar os seus profissionais em atuações mais estratégicas.

 

Além disso, esse tipo de ferramenta também auxilia em pontos como:

 

• geração de relatórios automatizados;
• controle de ponto;
• solicitação de férias;
• admissão digital;
• biometria;
• gamificação.

 

4. BPO de folha

O BPO de folha nada mais é do que uma empresa especializada em terceirizar e administrar todo o processo de pagamento dos funcionários da sua companhia, tirando a sobrecarga e as burocracias da equipe interna.

Esse tipo de serviço, como o que garantimos aos nossos clientes, abrange todo o escopo de atividades relacionadas à gestão da folha de pagamento, como:

 

• Admissão.
• Férias.
• Rescisão.
• Cálculo de encargos.
• Geração de guias de obrigações fiscais e trabalhistas.
• Controle de ponto e frequência;
• Declaração de impostos em nome de sua empresa. 
  

 

A consequência de tudo isso é redução de custos para a sua empresa, menos burocracias de folha de pagamento que travam o dia a dia e uma equipe interna com atuação muito mais estratégica.

 

Quer saber mais sobre terceirização da folha de pagamento e se ela é o que a sua empresa necessita no momento? Envie uma mensagem para os nossos consultores.

 

 

Mas quanto custa para terceirizar a folha de pagamento? 

Se você está pensando em terceirizar os processos de folha de pagamento, provavelmente já se perguntou quanto custa contratar uma empresa que oferece esse tipo de serviço.

 

Então, saiba que, apesar do custo adicional para o seu negócio, a longo prazo a terceirização da folha de pagamento resulta em economia de tempo e dinheiro.

 

E é isso que você vai entender a seguir.

1. Custos associados à terceirização da folha de pagamento

Quando se trata de terceirizar a folha de pagamento, existem alguns fatores principais envolvidos no processo:

 

• Serviço de folha de pagamento: o principal custo é o próprio serviço de folha de pagamento. Em outras palavras, elaborar holerites, manter registros financeiros e registrar os ganhos totais de um funcionário dentro do ano fiscal.
• Implantação e Parametrização: também há custos de configuração a serem considerados, que representam o valor necessário para configurar o sistema de folha de pagamento da sua empresa.
• Integração de RH: além de todos os outros custos, também pode haver uma taxa para integração de processos e ferramentas que orbitam em torno de um serviço de folha como (sistema contábil e financeiro, por exemplo).
• Benefícios: dependendo do modelo de gestão adotado pela empresa, poderá haver um custo adicional destacado para o gerenciamento do painel de benefícios e seguros que são oferecidos aos colaboradores. Nesse caso, é importante considerar o relacionamento junto às operadoras e a manutenção das apólices contratadas.

 

2. Custo médio do serviço de folha de pagamento

Existem algumas maneiras diferentes de terceirizar a folha de pagamento, mas uma das mais comuns é o chamado “BPO full service”, que significa deixar todos os processos sob responsabilidade de uma empresa externa.

Dessa forma, esse provedor lidará com o processo de gestão de folha em nome da empresa junto ao Governo e tratará de consultas relacionadas ao pagamento dos seus funcionários.

Mas a pergunta que fica para quem tem interesse em investir na terceirização é: quanto as empresas de folha de pagamento cobram por funcionário? 

 

Bem, o custo do serviço dependerá de alguns fatores diferentes. E o que fala mais alto é o número de funcionários que trabalham para você.

 

Para você ter ideia, em média, conforme dados divulgados pelo Ohub, você pode esperar pagar a partir de R$ 35,00 por colaborador por mês para empresas com cerca de 300 funcionários. Nesse caso, estamos falando de um serviço de folha de pagamento “full service”.

Além disso, é importante reforçar que forças de trabalho maiores podem esperar custos mais baixos, enquanto as pequenas empresas podem ter um valor unitário um pouco mais elevado no processo de terceirização da folha de pagamento.

 

3. Custo da terceirização gerenciada parcialmente

Em contraste com os serviços de folha de pagamento totalmente gerenciados pela empresa externa, a opção parcial significa que certas partes do processo são terceirizadas, enquanto outras permanecerão sob responsabilidade da equipe interna.

Isso significa que pode ser difícil determinar o custo exato da terceirização dos serviços de folha de pagamento, pois o valor depende de quais partes do serviço foram terceirizadas e quais permanecem internamente. 

 

 

E quanto custaria para gerenciar a folha de pagamento internamente?

Se a terceirização da folha de pagamento não for atraente, você pode lidar com isso internamente.

 

No entanto, existem alguns motivos pelos quais esta pode não ser a escolha mais prática para o seu negócio.

 

E vamos te mostrar o porquê disso.

 

• Em primeiro lugar, você precisará de uma equipe dedicada com experiência em folha de pagamento.

  E, mesmo que tenha uma equipe com a experiência certa, lidar com o processo de gestão da folha para empresas com mais de 10 funcionários pode ser uma tarefa que exige muito tempo e dedicação.
  

 

• Em segundo lugar, muitas vezes os custos associados ao gerenciamento interno da folha de pagamento podem superar qualquer economia potencial na terceirização dessa função.

  Além disso, há necessidade de se considerar os custos associados à contratação de um software de folha de pagamento.

Dessa forma, administrar a folha de pagamento internamente exige muito tempo e custo, tornando a terceirização uma opção melhor e mais eficiente.

 

Inclusive, de acordo com uma pesquisa realizada no Reino Unido, os profissionais de RH já gastam cerca de 120 dias de trabalho por ano em tarefas administrativas.

Assim, ao terceirizar a folha de pagamento, você pode garantir que seus funcionários estão gastando tempo “no” seu negócio, em vez de “com” seu negócio.

E não é apenas o custo comparativamente mais baixo da terceirização da folha de pagamento que você precisa considerar. É também a sensação adicional de segurança e certeza.

Ao terceirizar, você está garantindo que a folha de pagamento sempre será tratada, e não há necessidade de se preocupar com o que acontecerá se seu funcionário dedicado à área ficar doente ou conseguir um novo emprego.

Por que investir em uma empresa de BPO de folha?

Como você deve ter percebido, a folha de pagamento é uma das funções mais importantes nas empresas. 

Quando ela é precisa e pontual, não apenas melhora a satisfação do funcionário, mas também mantém a companhia em conformidade com a lei e mitiga o risco de multas trabalhistas.

Mas há muito para planejar, alinhar e gerenciar, desde as informações exigidas dos funcionários até as retenções de impostos.

 

Dessa forma, a folha de pagamento pode ser fácil de gerenciar por conta própria se você for uma pequena empresa com poucos funcionários e tiver necessidades muito simples. Caso contrário, internalizar o processo pode causar gargalos na rotina da equipe.

 

No entanto, independentemente do porte da sua empresa, as tarefas de folha podem ficar rapidamente mais complicadas com o crescimento do negócio, a contratação de funcionário em diferentes estados e as constantes mudanças de leis ou de benefícios que rotineiramente afetam os empregadores.

Outra vantagem da terceirização: software de folha de pagamento integrado

Se ainda está em dúvida sobre terceirizar ou não o processo, saiba que provedores de folha de pagamento de serviço completo oferecem vantagens exclusivas em relação a outras soluções importantes para a sua equipe.

Aqui estão 5 dos benefícios que vêm com esses serviços específicos de folha de pagamento:

 

• Economia de dinheiro: o preço é uma das considerações mais importantes para muitos proprietários de pequenas empresas.

 

• Taxa mensal fixa: contratar gerentes de folha de pagamento internos ou um contador pode ser caro. Você terá que pagar por salários, benefícios e assim por diante.

  No entanto, com um provedor de folha de pagamento, você normalmente paga uma taxa mensal fixa, tornando-a uma opção econômica no longo prazo.

 

• Automação da folha de pagamento: com o software, você pode automatizar a maioria das tarefas burocráticas do processo de folha de pagamento.

  Nesse caso, você só terá que fazer algumas configurações iniciais e, em seguida, executar as demandas online e com poucos cliques em cada período de pagamento.

 

• Diminuição de erros: quando você executa a folha de pagamento manualmente, todos os tipos de erros humanos podem ocorrer. Esses erros podem resultar em insatisfação do funcionário ou não conformidade fiscal.

  Para mitigar os riscos, contar com um software de folha de pagamento é uma boa ideia. Afinal, ele pode concluir cálculos complexos rapidamente, economizando tempo e minimizando a chance de erro humano.

  Inclusive, muitas empresas de folha de pagamento até oferecem proteção no caso de você ser impactado por uma penalidade fiscal.

 

• Acesso fácil a partir de qualquer lugar: quase todo provedor de folha de pagamento tem um site ou aplicativo móvel, para que você possa acessar os dados onde quer que esteja.

  Muitos, aliás, também oferecem portais de autoatendimento para funcionários que permitem que seus funcionários acompanhem suas horas e visualizem dados de RH em trânsito.

 

Por fim, agora que você já entendeu os principais benefícios da terceirização de pagamento, clique aqui e conheça todos os diferenciais do serviço de BPO que oferecemos aos nossos clientes.