Terceirizar a Folha de Pagamento deu agilidade, assertividade e confiabilidade nos processos da Gama Italy
- Por Renato Matos
A empresa Gama Italy é líder global no segmento de eletro beleza, fundada em 1969 na cidade de Bologna, Itália, e foi pioneira na criação da primeira prancha profissional. Com foco em tecnologia, conquistou a liderança no mercado oferecendo produtos de alta performance e com tecnologias que cuidam da proteção do cabelo, da saúde e do bem-estar de seus clientes. Atualmente, está presente em 42 países e conta com um leque completo de produtos de beleza e autocuidado, que tem como objetivo proporcionar experiências que fazem com que a marca seja sinônimo de qualidade e confiança.
Conversamos com Ayrton Barros, gerente de RH e Jurídico da Gama Italy aqui no Brasil, para entender como a terceirização da Folha de Pagamento do BWG tem contribuído para a eficiência dos processos da empresa.
Principais desafios da Folha de Pagamento internalizada
Ayrton conta que a Gama Italy enfrentava diversos desafios significativos no processamento da Folha de Pagamento. O sistema ERP que era utilizado pela empresa era integrado para toda a organização, exceto para o módulo de Folha de Pagamento. Embora o sistema cumprisse suas funções básicas, ele exigia atualizações constantes que oneravam o tempo da equipe.
A geração de relatórios também era um grande desafio na Gama Italy. A empresa não tinha essa funcionalidade no sistema antigo, o que obrigava a manipulação de uma grande quantidade de informações em Excel. Os dados precisavam ser extraídos do sistema e organizados manualmente para criar relatórios destinados à diretoria.
“O sistema anterior que nós utilizávamos não nos oferecia tantas opções como nós temos hoje com o BWG. Os relatórios que eu preciso reportar ao corporativo mensalmente, eram necessários de dois a três dias para concluir com o antigo sistema.”
Ayrton Barros, gerente de RH e Jurídico
Além disso, de acordo com Ayrton, a empresa também enfrentava alguns obstáculos, como:
- Falta de digitalização: O RH da empresa era manual e pouco digitalizado, o que resultava em baixa eficiência e alto índice de retrabalho.
- Dificuldade na geração de relatórios: A geração de relatórios era um processo manual e moroso, o que dificultava a tomada de decisões estratégicas.
- Sobrecarga da equipe de RH: A equipe de RH era sobrecarregada com tarefas manuais e repetitivas, o que impedia o foco em atividades mais estratégicas.
- Custos elevados: A empresa tinha custos elevados com a Folha de Pagamento, devido à ineficiência do sistema antigo e à falta de digitalização.
A decisão de terceirizar a Folha de Pagamento da Gama Italy
Ayrton conta que, em 2022, o objetivo da equipe de RH era otimizar o trabalho das pessoas, trazer eficiência do processamento da Folha de Pagamento e permitir que o time interno conseguisse atuar de forma mais estratégica
“Os maiores custos da companhia eram de Folha de Pagamento, mas esses eram processos que poderiam ser facilmente terceirizados e que trariam um resultado muito melhor do que um ter um time focado nisso.”
Ayrton Barros, gerente de RH e Jurídico
A solução:
A decisão de buscar a terceirização da Folha de Pagamento surgiu como uma solução para otimizar processos após a diretriz de reformular o processo da gestão da Folha de Pagamento na empresa. Inicialmente, havia uma certa cautela em dar esse passo. Foi então que iniciamos as pesquisas para encontrar possíveis soluções e fornecedores.
“Nas minhas pesquisas, eu analisei o BWG como a solução mais completa. Também conversei com alguns clientes que vocês já tinham como referência para saber sobre o processo do dia a dia e me trouxeram vários casos de que estavam muito satisfeitos com o atendimento. E aí foi aí que eu optei pelo BWG.”
Ayrton Barros, gerente de RH e Jurídico
Também foram analisados alguns critérios técnicos para a escolha do BWG:
O primeiro ponto considerado foi a infraestrutura de servidores, priorizando a utilização de servidores na nuvem para garantir a disponibilidade das informações.
Outro aspecto foi a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), levando em conta o contexto regulatório e a abrangência das ferramentas oferecidas além da Folha de Pagamento.
Por último, mas não menos importante, foi avaliado o aspecto do custo valor do custo-benefício, embora os demais critérios tenham sido priorizados na decisão final.
A solução do BWG também trouxe mais melhorias, como:
Automatização de relatórios: O BWG oferece uma ferramenta de geração de relatórios completa e automatizada, que permite à empresa ter uma visão clara e precisa de seus dados de RH.
Redução da sobrecarga da equipe de RH: O BWG automatiza diversas tarefas manuais, o que permite que a equipe de RH se concentre em atividades mais estratégicas.
Otimização dos custos: O BWG oferece soluções personalizadas que atendem às necessidades específicas de cada empresa, o que permite otimizar os custos com a Folha de Pagamento.
Os resultados alcançados com o BWG:
A implementação da solução do BWG proporcionou à Gama Italy diversos resultados positivos, como:
Digitalização do RH: Antes da implementação do BWG, o processo de admissão envolvia a entrega física de documentos, o que representava um alto risco em termos de LGPD. Com a admissão digital, todo o processo é realizado de forma virtual, otimizando o espaço físico no RH e aumentando a segurança das informações.
Automatização de processos: O BWG permitiu a automatização de diversos processos, como solicitação de férias e assinatura de contratos, que anteriormente eram manuais e envolviam documentos físicos. Isso resultou em ganhos de eficiência e eliminação de possíveis erros.
Realocação de pessoal: A implementação da BWG permitiu otimizar o número de pessoas necessárias para o processamento da Folha de Pagamento, devido à eficiência das ferramentas disponibilizadas. Hoje, o mesmo resultado é entregue com uma equipe menor, liberando recursos para outros lugares mais estratégicos.
Geração de relatórios: Com o BWG, a Gama Italy passou a contar com opções mais completas e ágeis de geração de relatórios, facilitando o acesso a informações detalhadas e em tempo real. Isso proporcionou uma análise mais assertiva e uma apresentação mais eficaz dos resultados para a diretoria.
People analytics: A integração do People Analytics com o sistema trouxe uma série de indicadores em tempo real, permitindo uma análise mais precisa e apresentável dos dados para a diretoria. Essa ferramenta fornece informações detalhadas sobre diversos aspectos, como unidades, cargos e salários, de forma automatizada e confiável.
Auditoria e segurança: O BWG proporcionou uma auditoria completa do processo de Folha de Pagamento, garantindo maior segurança e conformidade com as regulamentações. Isso trouxe tranquilidade para a empresa em relação à precisão dos cálculos e à conformidade com as normas.
“A implementação da Folha de Pagamento do BWG trouxe agilidade, assertividade e confiabilidade aos processos internos da Gama Italy. Essa parceria proporcionou a maior digitalização tanto do RH quanto da empresa como um todo, permitindo que a equipe dedicasse mais tempo ao desenvolvimento de pessoas e da organização, em vez de focar em questões operacionais, como era anteriormente.”
Ayrton Barros, gerente de RH e Jurídico
Faça como a Gama Italy, que alcançou resultados positivos como redução do tempo de processamento da Folha de Pagamento, melhoria na qualidade dos dados, aumento da satisfação dos colaboradores e redução de custos.
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