A Matriz de Canais Internos é uma ferramenta estratégica para categorizar e gerenciar os diversos canais de Comunicação Interna nas empresas. Em um cenário onde 42% dos profissionais enfrentam dificuldades para executar o planejamento de CI devido às demandas diárias (Aberje, 2024), a Matriz de Canais Internos surge como uma solução para otimizar o trabalho do profissional da comunicação.
A Matriz assegura que cada mensagem alcance o público apropriado através do canal mais eficaz. Ela aumenta a clareza da comunicação e contribui para a melhoria de indicadores da área e da organização como um todo, ao permitir uma comunicação mais direcionada e eficiente.
Criar uma Matriz de Canais Internos oferece vários benefícios para a organização. Ela otimiza a comunicação ao garantir que cada mensagem seja transmitida através do canal mais adequado, evitando confusões e aumentando a clareza.
Esse alinhamento mantém todos os colaboradores informados e engajados com os objetivos e informações da empresa. Além disso, uma Matriz bem estruturada aumenta a eficiência ao gerenciar o fluxo de informações e reduzir a sobrecarga comunicacional.
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Diagnóstico de Comunicação Interna
Antes de criar a Matriz de Canais Internos, é ideal realizar um Diagnóstico da Comunicação Interna. Esse diagnóstico envolve a análise dos canais atuais utilizados para comunicação e se eles estão alcançando seus objetivos.
É importante avaliar como as informações são distribuídas e recebidas dentro da organização. Realizar pesquisas de satisfação com os colaboradores, revisar feedbacks e observar a dinâmica de comunicação fornecerão as informações necessárias para realizar melhorias.
Esse diagnóstico ajudará a identificar lacunas e áreas que necessitam de ajustes. Com essas informações em mãos, você estará pronto para descobrir como criar uma Matriz de Canais Internos que realmente transforme a comunicação na sua empresa.
Etapas para criar uma Matriz de Canais Internos
- Diagnóstico da Comunicação Interna: Analise os canais existentes, como e-mail, Rede Social Corporativa e chats para verificar se estão atingindo seus objetivos. Recolha feedback dos colaboradores sobre esses canais e identifique áreas que precisam de melhorias.
- Defina os objetivos de comunicação: Estabeleça metas claras, como melhorar a transparência na comunicação ou aumentar o engajamento dos colaboradores. Por exemplo, o objetivo pode ser aumentar a leitura de boletins informativos.
- Identifique e categorize os canais de comunicação: Liste todos os canais atuais e novos canais necessários. Categorize-os, como e-mail para comunicados urgentes, Rede Social Corporativa para informações gerais e boletins informativos para atualizações periódicas.
- Determine os públicos e suas necessidades: Identifique os diferentes grupos dentro da organização e suas necessidades de comunicação. Por exemplo, a equipe de vendas pode precisar de atualizações diárias sobre novos produtos, enquanto o pessoal de TI pode precisar de acesso a manuais e guias uma vez por semana.
- Defina papéis e responsabilidades: Determine quem será responsável pela gestão e manutenção de cada canal. Por exemplo, uma pessoa da equipe de comunicação interna pode gerenciar a Rede Social Corporativa e boletins informativos, enquanto outra pessoa pode cuidar dos e-mails e de eventos.
- Considere contratar uma Agência de Comunicação Interna: Se necessário, pense em contratar uma Agência de Comunicação Interna, pois ela oferece expertise para implementar e gerenciar a Matriz de Canais Internos de forma mais assertiva, adaptando estratégias específicas às necessidades da sua organização.
- Crie processos de Comunicação Interna: Defina processos internos como a frequência de atualizações dos boletins informativos e as etapas para a revisão e aprovação de comunicados por e-mail.
- Implemente a Matriz de Canais Internos: Coloque a matriz em prática conforme seu planejamento. Por exemplo, inicie um novo boletim informativo semanal e atualize a Rede Social Corporativa com novos recursos e informações relevantes que você mapeou no início do projeto.
- Monitore e avalie a eficácia: Avalie regularmente o desempenho dos canais de comunicação. Recolha feedback contínuo dos colaboradores e use métricas, como taxas de abertura de e-mails, curtidas e visualizações, para ajustar a matriz conforme necessário.
- Ajuste e melhore: Faça ajustes com base nas avaliações e feedbacks recebidos. Por exemplo, se um canal de comunicação não está sendo bem recebido, considere mudanças no formato ou no conteúdo para melhor atender às necessidades da organização.
Modelo de Matriz de Canais Internos
Para ajudar você a começar o seu projeto de Matriz de Canais Internos, sugerimos começar com a tabela abaixo. Faça adaptações de acordo com a sua realidade:
|
Canal |
Descrição |
Objetivo |
Periodicidade |
Responsável |
|
|
Comunicação oficial, envio de documentos e relatórios. |
Transmitir informações importantes e documentos. |
Diária |
Maria |
|
Rede Social Corporativa |
Plataforma centralizada para informações da empresa. |
Compartilhar atualizações e políticas. |
Contínua |
João |
|
Boletim Informativo |
Publicações periódicas com notícias e atualizações. |
Informar sobre eventos e mudanças na empresa. |
Mensal |
Inês |
|
Chat |
Mensagens para comunicação rápida. |
Facilitar coordenação e troca de informações rápidas. |
Variável |
Carlos |
|
Reuniões |
Encontros para decisões e discussões. |
Tomar decisões e discutir temas importantes. |
Semanal/Quinzenal |
Lívia |
Esperamos que esse conteúdo possa ajudar você na sua empresa. Caso precise de ajuda especializada, a Agência de Comunicação Interna do BWG conta com profissionais preparados para assumir os desafios e particularidades da sua empresa. Fale com a gente.
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