Quais são os riscos de internalizar o gerenciamento de folha de pagamento?

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Quem trabalha no Departamento Pessoal ou na área de Recursos Humanos sabe bem que o gerenciamento de folha de pagamento é um processo burocrático, complexo e que exige atenção a cada detalhe, além de um alto nível de organização.

Tudo isso se traduz em tempo, algo que, muitas vezes, as equipes de DP e RH não possuem, gerando assim grandes riscos ao internalizar a folha de pagamento.

Afinal de contas, além dessas atividades, essas equipes ainda precisam se preocupar com onboardings, admissão de novos funcionários, registro de ponto e outras demandas estratégicas.  E, diante desse cenário, as empresas também acabam se deparando com dois caminhos:

  1. Aumentar sua força de trabalho e internalizar o processo;
  2. Terceirizar esta atividade para um parceiro especializado.

Mas, para escolher a melhor opção, o primeiro ponto é entender as necessidades do seu negócio.

Ou seja, 0 que sua empresa realmente busca:

  1. Mais velocidade?
  2. Menos erros?
  3. Mais controle?
  4. Economia?
  5. Um processo melhor gerenciado? 

Enfim, independentemente das suas necessidades, conhecer as vantagens, desvantagens e os riscos de internalizar o gerenciamento de folha de pagamento é algo essencial, principalmente para empresas com equipes enxutas.

E é exatamente sobre isso, que vamos falar neste artigo.

Quais são os riscos de internalizar o gerenciamento de folha de pagamento?

Internalizar a folha de pagamento pode, em um primeiro momento, parecer a solução mais indicada para qualquer negócio.

Afinal, os processos serão gerenciados por uma equipe de confiança, em um sistema próprio, com acesso rápido às informações e dados sigilosos resguardados internamente.

Mas é preciso lembrar que o processo de gerenciamento de folha de pagamento envolve muitos outros aspectos.

Por exemplo,  a empresa precisa conhecer (e seguir) as normas e leis trabalhistas e previdenciárias, o que exige conhecimentos e constante atualizações.

Também é necessário muito tempo, dedicação e atenção aos detalhes. Isso sem falar no alto custo de manutenção e aquisição de um sistema de folha, necessidade de se adequar às diretrizes vigentes e possibilidade de erros e falhas humanas no processo.

Além disso, outra questão que precisa ser levada em consideração é que a pessoa responsável pela gestão da folha de pagamento, eventualmente, vai precisar se ausentar, seja por férias, saúde, atestados etc. O que fará com que essa atividade seja prejudicada. 

Mas, ao optar pela terceirização desse serviço, você melhora o gerenciamento de folha de pagamento, diminui os custos e aumenta a produtividade por meio de uma solução prática e eficiente.

Dessa forma, a sua equipe pode economizar tempo e se concentrar no que realmente importa.

Além disso, com o BPO de folha você garante:

  • Automação dos processos;
  • Acesso rápido às informações;
  • Redução dos custos operacionais.
  • Adequação das demandas, normas e legislações trabalhistas e previdenciárias;
  • Utilização de um sistema seguro, moderno e confiável;
  • Apoio de profissionais especializados e atualizados com demandas do mercado.

Quais os erros mais comuns na internalização da folha?

Como falamos anteriormente, os riscos de internalizar a folha de pagamento estão diretamente relacionados com erros que podem surgir nesse processo, causando insatisfações,  demandas trabalhistas e até mesmo problemas com a legislação vigente.

Nesse sentido, devem ser mapeados, entre outras coisas, todos os direitos e benefícios correspondentes aos colaboradores, e isso inclui horas extras, décimo terceiro, férias, licença maternidade, salário, promoções etc.

Esses são dados fundamentais para o planejamento correto das contas e para que o funcionário seja devidamente remunerado, além de contribuir para uma relação mais transparente entre as partes.

O objetivo do BPO da Folha de Pagamento é justamente transferir todo ou parte desse processo para outra empresa.

Isso significa que os cálculos, resumos, relatórios, contracheques e outros detalhes passam a ser responsabilidade da prestadora de serviços, incluindo aqui cálculo de salários, benefícios e férias, pagamento e retenção de impostos e até mesmo emissão de holerites.

Aliás, você já se perguntou se o gerenciamento de folha de pagamento na sua empresa realmente está sendo efetivo? 

Se não tem certeza, talvez seja hora de avaliar sua rotina e descobrir. Para te ajudar nessa tarefa, nós criamos um autodiagnóstico exclusivo (e gratuito!) que pode indicar se a sua empresa está no caminho certo, colhendo bons resultados e com uma gestão de folha realmente eficaz, ou se precisa de alguns ajustes pelo caminho.

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Terceirizar ou internalizar a folha de pagamento?

Pequenas e médias organizações, por exemplo, costumam ter equipes enxutas, mas mesmo nas empresas estão em crescimento, nem sempre as equipes de RH e DP consegue acompanhar o aumento da demanda de trabalho e as mudanças frequentes nos processos. 

Por isso, se essa é a sua realidade, internalizar a folha de pagamento pode ser um grande risco para o seu negócio! 

Nesse sentido, a melhor solução é contar com um parceiro de BPO que vai permitir que sua equipe consiga planejar, de forma mais efetiva, ações para garantir a satisfação, a produtividade e o melhor uso dos recursos da empresa.

Afinal, quando a sua empresa contrata um parceiro que tem experiência consolidada, os ganhos dessa atividade se tornam muito mais expressivos, principalmente quando falamos de agilidade, automação e otimização da rotina de trabalho.

Aqui no BWG, a nossa solução de BPO oferece uma equipe de especialistas no gerenciamento de folha de pagamento e compliance trabalhista, além de automação de processos importantes para a sua empresa, como solicitação de férias, kit admissional e pagamentos. Para conhecer os diferenciais do nosso serviço, clique aqui.

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