Principais descontos na folha de pagamento obrigatórios por lei

Os descontos na folha de pagamento são uma parte obrigatória da gestão de recursos humanos, pois estão diretamente relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista e à garantia dos direitos dos colaboradores.

Além disso, eles desempenham um papel relevante na organização financeira da empresa e ajudam a evitar problemas legais.

Embora muitas empresas saibam como elaborar a folha de pagamento, dificuldades nesse processo ainda são comuns.

Um levantamento da Cloudpay (2024) revelou que equipes brasileiras que gerenciam internamente a folha de pagamento possuem a maior taxa mundial de custos causados por erros, falhas humanas e impactos adicionais, atingindo impressionantes 75,03%.

Realizar os cálculos de forma precisa e gerenciar o processo com cuidado são medidas importantes para manter a conformidade e evitar complicações futuras.

Para ajudar você, vamos explicar o que são os descontos na folha de pagamento, os principais descontos obrigatórios e orientações para evitar erros que podem gerar multas e ações judiciais.

O que são os descontos na folha de pagamento?

A folha de pagamento reúne todos os valores relacionados à remuneração do colaborador, abrangendo tanto os descontos obrigatórios quanto os facultativos.

Entre os descontos obrigatórios estão o INSS, o IRRF e o FGTS, que devem ser aplicados corretamente para evitar penalidades para a empresa.

Já os descontos facultativos dependem de acordos estabelecidos entre a empresa e o colaborador, como vale-transporte, alimentação ou adiantamentos salariais.

Conforme a legislação brasileira, os descontos aplicados não podem ultrapassar 70% do salário bruto do funcionário, garantindo que ele receba, no mínimo, 30% em dinheiro. Falhas nesse cálculo podem causar prejuízos tanto para o colaborador quanto para a empresa, gerando consequências como multas ou insatisfação no ambiente de trabalho.

Descontos obrigatórios na folha de pagamento

Os encargos relacionados à folha de pagamento seguem regras previstas em lei. Esses descontos são necessários para manter os direitos trabalhistas e garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas. Veja os principais descontos obrigatórios:

1. Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O desconto do INSS garante benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e pensão por morte. Ele é calculado com base no salário bruto do colaborador, variando entre:

• 8% para salários até R$ 1.556,94;
• 9% para salários entre R$ 1.556,95 e R$ 2.594,92;
• 11% para salários entre R$ 2.594,93 e R$ 5.189,82.

Esse desconto é recolhido pela empresa e repassado ao governo. Qualquer erro ou atraso pode resultar em multas ou perda de benefícios.

2. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é calculado sobre o salário bruto, menos o valor do INSS e uma dedução de R$ 189,59 por dependente. As alíquotas aplicáveis são:

• 7,5%: salários entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
• 15%: salários entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
• 22,5%: salários entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
• 27,5%: salários acima de R$ 4.664,69.

Esse imposto é recolhido mensalmente e direcionado aos cofres públicos por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF).

3. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

Embora o FGTS não seja um desconto direto no salário, ele é obrigatório e corresponde a 8% do valor total da folha de pagamento do colaborador.

Esse depósito mensal protege o trabalhador em casos de demissão sem justa causa. O acesso ao FGTS ocorre em situações específicas, como rescisão contratual ou compra de imóvel.

Obs: Dados de 2024.

Outros descontos na folha de pagamento

Além dos obrigatórios, existem outros descontos que podem ser aplicados mediante autorização ou acordo com o colaborador:

• Contribuição sindical: equivalente a um dia de trabalho, descontado em março (facultativo).
• Adiantamento salarial: empresas podem oferecer adiantamentos de até 40% do salário bruto.
• Vale-transporte: pode ser descontado até 6% do salário bruto, caso o colaborador aceite o benefício.
• Vale-refeição/alimentação: com o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), a empresa pode descontar até 20% do valor do benefício.
• Atrasos e faltas não justificadas: o desconto é proporcional às horas ou dias não trabalhados.

Esses descontos precisam ser especificados na folha de pagamento, garantindo transparência para o colaborador e conformidade para a empresa.

Pontos de atenção na folha de pagamento

Algumas práticas podem ajudar a evitar problemas legais e manter a credibilidade da empresa:

1. Revisão detalhada: revise cada item da folha antes de emiti-la.
2. Conformidade legal: acompanhe as mudanças na legislação trabalhista.
3. Transparência: informe os colaboradores sobre todos os descontos aplicados.
4. Automatização: utilize softwares de gestão para realizar cálculos com mais precisão.

O setor de RH precisa dedicar uma boa parte do seu tempo à gestão da folha de pagamento. Com a terceirização do processo, essas demandas operacionais são transferidas para uma empresa especializada, permitindo que a equipe interna de RH foque em estratégias para retenção de talentos, recrutamento e motivação de colaboradores.

Dessa forma, o tempo de trabalho da equipe de RH é otimizado, ficando disponível para outras atividades relevantes, como o acompanhamento da performance da equipe e a definição de novas estratégias para o desenvolvimento organizacional.

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BWG

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