Procrastinação no trabalho: como ajudar sua equipe a combatê-la

procrastinação no trabalho

Procrastinação no trabalho: como ajudar sua equipe a combatê-la

A procrastinação no trabalho é um dos obstáculos que mais pode interferir no rendimento de uma equipe. Qualquer pequena distração se torna motivo para deixar alguma tarefa  para depois e, muitas vezes, esse “depois” custa caro.

Especialmente nos dias de hoje, evitar as distrações e se manter focado em tarefas que nem sempre são as mais interessantes, porém necessárias, é um desafio ainda maior.

Isso porque a tecnologia, na mesma medida em que pode facilitar o trabalho, pode desviar esse foco rapidamente. 

Com as redes sociais, smartphones e seus aplicativos sempre por perto, um simples “bip” de notificação se torna a desculpa perfeita para dar uma pausa e dar uma olhada nas mídias pessoais. 

O problema é que essa “pausa” pode ser muito mais demorada do que deveria, além de, muitas vezes, fugir do controle e se tornar um hábito frequente e muito negativo para a rotina de trabalho.

Mas como o gestor pode impedir que isso aconteça, ajudando seus companheiros a procrastinar menos?

A seguir você vai ler tudo sobre procrastinação no trabalho, entendendo quais são as causas e como você pode agir para combater esse problema ou até mesmo evitá-lo dentro do seu time.

O que é procrastinar?


Em primeiro lugar, para contextualizar a procrastinação, devemos deixar claro o que ela não é.
Procrastinar não é preguiça ou irresponsabilidade, porque ela não dependente unicamente de uma decisão racional.

Em suma, a procrastinação é o hábito de adiar frequentemente as tarefas desagradáveis que temos que cumprir ao longo do dia, funcionando como uma espécie de autossabotagem do nosso próprio tempo.

Mas por que, então, a procrastinação é considerada como o  mal do século?

Bem, adiar responsabilidades pode até nos provocar uma sensação de alívio momentâneo, porém, mais tarde, essa atitude provoca sentimentos ruins como arrependimento, angústia e ansiedade.

Um estudo recente apontou que a procrastinação está mais relacionada com as emoções do indivíduo do que com seu lado racional, e as explicações para esse fenômeno podem ser encontradas na estrutura do nosso cérebro.

Em outras palavras, a dificuldade de administrar as próprias emoções afetam a capacidade de regulação do tempo e das atividades. 

É por essa razão que procrastinadores em geral têm a sensação de que um dia é muito curto, quando na verdade apenas não perceberam o tempo passar enquanto adiavam mais e mais as tarefas importantes.

A longo prazo, a procrastinação pode provocar o agravamento de casos de ansiedade e inclusive levar à depressão. Mas, segundo os pesquisadores, o problema não é crônico

É possível reverter esse quadro através do treinamento do cérebro, mantendo a mente mais focada e saindo deste ciclo negativo através da criação de alguns hábitos, como veremos mais adiante.

A procrastinação no trabalho


Como vimos, a procrastinação está relacionada com a forma como administramos nossas emoções. 

Pensando em todas as mudanças pelas quais o mundo tem passado, somadas à esse conflito interno pelo qual todos nós passamos em algum momento, não é difícil entender as razões pelas quais a luta contra a procrastinação é tão importante.

A pressão vivida por estudantes e profissionais em seus contextos de vida, a incerteza quanto ao futuro do trabalho e as oportunidades de carreira, os índices de desemprego e a constante enxurrada de informações a que temos acesso na internet, tudo isso contribui para uma frustração cada vez maior.

Isso sem citar as redes sociais, um dos principais refúgios do procrastinador e que são apontadas por especialistas como perigo à saúde mental

Constantemente assistindo à vida dos outros, nos sentimos cada vez mais frustrados, infelizes e desmotivados.

Essa soma de fatores ruins contribuem para que, aos poucos, nossos anseios não sejam mais tão interessantes e tudo possa ficar para depois.

No trabalho, tudo isso pode estar ainda relacionado com fatores como insatisfação com a empresa, com o cargo, com os companheiros de equipe, com o líder, o salário ou, ainda, a falta de uma perspectiva de carreira, por exemplo.

Os resultados disso são equipes pouco comunicativas e com baixa produtividade, gerando resultados negativos para a empresa. 

Como ajudar a sua equipe


Como vimos anteriormente, a procrastinação no trabalho não precisa ser classificada como um problema sem solução.

Assumir uma postura de combate à esse problema não é uma tarefa tão difícil, desde que o gestor se comprometa com alguns aspectos importantes. 

Veja a seguir as principais dicas para ajudar sua equipe a vencer a procrastinação no trabalho:

Preze pela organização e foco


O líder precisa reforçar a importância de se
manter a organização e o foco. É claro que não é papel dele organizar a mesa de cada um, estamos falando do poder de influência.

Instruir e incentivar diariamente o time para que adote práticas que tornem o ambiente mais agradável é uma forma de estimular a produtividade. 

Ambientes muito bagunçados atraem atitudes dispersas e facilitam a procrastinação.

Ofereça apoio psicológico


Como dito no início deste texto, a procrastinação tem relação direta com as nossas emoções e a forma como as administramos.

A inteligência emocional é uma habilidade essencial para os líderes e deve ser repassada aos colaboradores do time. 

Por isso, é preciso estar atento a quadros de exaustão mental e estresse, fornecendo um suporte profissional que possa ajudar na recuperação e prevenção desse tipo de problema.

Incentive o gerenciamento do tempo


Dividir uma tarefa em partes e
gerenciar o tempo gasto em cada uma é uma forma de evitar a procrastinação. 

Portanto, o líder pode incentivar que o time adote essa metodologia, ao invés de cobrar resultados em um prazo muito apertado, atitude que só deixará o profissional mais frustrado e ansioso.

Existem técnicas como Pomodoro e Kanban, que podem ser muito úteis para esse propósito.

Defina metas claras e objetivas


Metas confusas também podem provocar ansiedade e insegurança, que por sua vez levam à desmotivação e à procrastinação no trabalho. 

Por isso, estipule metas alcançáveis e que possam ser acompanhadas de perto, mantendo o foco no que realmente importa.

Faça uma boa distribuição de responsabilidades


Durante um projeto, uma das formas de manter todos engajados é distribuir responsabilidades para todos os envolvidos. 

Sabendo de sua parcela de importância em determinada atividade coletiva, o colaborador estará menos propenso a adiar a tarefa.

As metas, como dito no tópico anterior, devem ser claras e também de curto prazo, para manter a organização do trabalho mais dinâmica e colaborativa.

Reconheça o esforço da equipe


Uma das dicas mais importantes para combater a procrastinação no trabalho é reconhecer o esforço da equipe.

Essa é uma motivação muito forte para continuar dando o melhor de si, evitando o péssimo hábito de deixar tudo para depois. 

Esse reconhecimento pode ser através de um feedback constante ou da adoção da metodologia de gamificação, por exemplo. 

O importante é fazer com que seu time se sinta valorizado e disposto a dar o seu melhor todos os dias.

 

Curtiu essas dicas de como ajudar sua equipe a combater a procrastinação no trabalho? Entenda melhor como a gestão de pessoas pode criar uma cultura de alta performance dentro da empresa.

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