Você sabe como funciona a terceirização de folha de pagamento e por qual motivo essa é uma estratégia inteligente?

Você pode até não saber diretamente a resposta para essas perguntas, mas com certeza concorda que o perfil cada vez mais dinâmico do mercado dificulta o alcance de uma equipe organizada, com estruturas enxutas e processos verdadeiramente otimizados.

Acredite, esse desafio não é exclusivamente seu. Esse tipo de cenário é sentido em empresas de quaisquer segmentos, que sentem a necessidade de focar cada vez mais em sua atividade-fim para obter sucesso no negócio.

A terceirização de folha de pagamento pode parecer uma medida estranha para empresas mais conservadoras, ou talvez que não tinham ainda pensado nessa possibilidade.

A sua empresa se encaixa em alguma dessas situações? Ou por algum motivo, ainda há algum receio em conhecer essa estratégia?

Neste artigo vamos explicar como funciona a terceirização de folha de pagamento e, claro, as vantagens que ela traz para a empresa.

Ficou curioso? Então continue lendo!

Como funciona a terceirização de folha de pagamento?

Sim, o também chamado outsourcing da folha de pagamento é exatamente o que você provavelmente está imaginando: passar a tarefa para outra empresa. 

E veja que muitas empresas atualmente têm optado pela terceirização de folha de pagamento, repassando a tarefa à uma empresa parceira. 

Mas por que uma empresa faria isso? Simples.

Mesmo sendo considerado um dos processos essenciais no RH, a folha de pagamento não é a única atividade importante da área. Com certeza não é.

Outras demandas como pesquisas de clima, ações de engajamento e motivação, contratações, demissões, entre outras tarefas, exigem a dedicação e atenção dos analistas e líderes do setor para uma execução com resultados satisfatórios.

Além disso, sabemos que a legislação brasileira é bastante detalhista e minuciosa, além de passar por mudanças frequentes, o que exige uma atenção especial ao constante estudo deste tema em específico, o que leva um tempo que geralmente o RH não tem.

Pensando nessa indisponibilidade de tempo para estudar as mudanças, acaba sendo comum que a folha de pagamento sem apoio extra sofra com equívocos como descontos errados, pagamentos de benefícios de mais ou de menos, recolhimento de impostos indevidamente, apenas para citar alguns.

Essas pequenas falhas podem virar uma bola de neve e levar problemas para colaboradores e até para a empresa, com processos trabalhistas.

Nenhum gestor quer passar por isso, então prevenir é sempre uma opção mais inteligente.

É por isso que a terceirização de folha de pagamento vem se tornando uma estratégia muito eficiente para evitar que esse tipo de problema aconteça. 

Vantagens da terceirização de folha de pagamento

Além de atuar como prevenção a essas situações já citadas, a terceirização de folha de pagamento também proporciona um leque de benefícios e melhorias que são sentidos em toda a empresa de forma geral.

Vejamos a seguir quais são, de fato, essas vantagens.

Apoio de especialistas

Ao optar pela terceirização de folha de pagamento, a empresa estará contratando uma parceira realmente especializada. 

Isso significa apostar em um serviço que conta com equipes preparadas e em aprimoramento constante, apoiadas por tecnologia de ponta.

Com a medida, seu departamento de recursos humanos não terá apenas seus colaboradores mais livres para dar atenção a atividades mais importantes e urgentes, mas também terá a segurança de contar com todo o conhecimento e a expertise da contratada.

Todos os processos que fazem parte da folha como 13º salário, licenças, horas extras, ponto e outros tópicos terão uma gestão especial e focada.

Conformidade legislativa

Como dissemos anteriormente, a lei passa por constantes alterações, o que dificulta o trabalho de quem precisa dela mas não tem tempo de se manter atualizado.

Com a terceirização de folha de pagamento em prática, isso significa que aqueles assuntos relacionados a legislação trabalhista serão rapidamente absorvidos e incorporados ao processo operacional da folha de pagamento.

Consequentemente, a empresa estará minimizando possibilidades de erros e imprecisões que poderiam deixar o setor de RH e a empresa como um todo vulnerável a processos e penalizações.

Agilidade

Ao evitar as falhas, a empresa também garante mais fluidez aos processos, já que os erros, além de aumentarem as chances de penalizações, atrasam tudo por conta da necessidade de revisão e consequente retrabalho.

Mais segurança

A segurança de dados na empresa não é tema para brincadeira. Com a evolução da tecnologia, fica cada vez mais difícil proteger dados sigilosos.

Porém, ao contar com uma empresa especializada para a terceirização da folha de pagamento, a contratante garante a segurança de seus dados, pois terá maior assertividade e diminuição de riscos e erros, através da entrega e registro de relatórios gerenciais.

Tecnologia moderna

Uma empresa especializada em terceirização de folha de pagamento não conta apenas com os profissionais mais atuais do mercado, mas também com a tecnologia mais recente.

Sem ter que pagar nada além do combinado, a empresa contratante passa a ter acesso a soluções que facilitam muito o trabalho, como um portal do RH, recrutamento e seleção integrado, sistema em nuvem on-line, gestão remota, relatórios em tempo real, entre outras facilidades.

Assim, os processos consequentemente se tornam mais otimizados, facilitando, ainda, a tomada de decisão.

Visão estratégica

O departamento de RH, assim como outros setores das empresas, também precisa de uma atuação estratégica para melhorar seu desempenho.

Isso acontece porque as empresas inevitavelmente precisam focar em seu core business, ou seja, aquilo que realmente importa. As atividades-meio, quando terceirizadas, atingem um nível de qualidade acima da média, sem comprometer a atividade-fim.

Com a terceirização da folha de pagamento, com os processos de administração de pessoal e eSocial também terceirizados, o time interno de RH passa a atuar como um parceiro estratégico da empresa.

Para citarmos apenas algumas das ações que tornam a empresa mais competitiva frente ao mercado ao adotar essa visão estratégica e melhorar seus resultados, podemos destacar: 

• Mais assertividade para o processo de recrutamento e seleção, visando reter talentos; 
• Desenvolvimento de projetos de melhoria contínua do clima organizacional, 
• Criação de estratégias para treinamento e desenvolvimento de colaboradores, especializando e formando líderes;
• Atenção especial às políticas de remuneração estratégica.

 

Essas foram nossas dicas sobre terceirização de folha de pagamento. Confira também como a transformação digital impacta no setor de RH.