Terceirizar o RH: como otimizar a folha de pagamento e o departamento pessoal

Navegue pelo artigo:

• O que significa terceirizar o RH
• Por que terceirizar o RH impacta positivamente toda a empresa
• Terceirização na folha de pagamento: benefícios e facilidades
• Principais vantagens de terceirizar o RH
• Quando considerar terceirizar o RH
• Perguntas frequentes (FAQ)
• O BWG

O que significa terceirizar o RH?

Terceirizar o RH significa contratar uma empresa ou consultoria especializada para cuidar de processos operacionais ou estratégicos relacionados à gestão de pessoas. Esse modelo tem ganhado atenção no Brasil, principalmente pelo aumento da complexidade das normas trabalhistas e fiscais.

Terceirizar o RH não elimina a área interna da empresa, mas transforma seu papel. Em vez de gastar tempo com cálculos, documentos e rotinas burocráticas, os profissionais internos podem se dedicar a iniciativas de maior impacto, como engajamento de equipes, planejamento de treinamentos, gestão de clima organizacional e retenção de talentos.

Terceirizar o RH é uma forma de alinhar eficiência com segurança legal, criando um suporte confiável para o crescimento das empresas.

Por que terceirizar o RH impacta positivamente toda a empresa

Quando a empresa opta por terceirizar o RH, os ganhos não ficam restritos somente a essa área. A mudança tem efeito direto em diferentes setores do negócio, já que a operação dos Recursos Humanos está ligada a quase tudo que envolve a empresa.

Entre os principais impactos positivos estão:

• Maior eficiência nas rotinas administrativas: tarefas que antes tomavam muito tempo da equipe interna passam a ser realizadas com tecnologia e processos padronizados.
• Redução de riscos legais e fiscais: o suporte de especialistas diminui as chances de erros em encargos, obrigações trabalhistas e prazos oficiais.
• Controle financeiro mais claro: a folha de pagamento passa a oferecer relatórios detalhados, úteis para o planejamento orçamentário da empresa.
• Engajamento e motivação do tempo interno: tração e benefícios fortalecem corretamente a confiança dos colaboradores na organização.
• Tempo para investir em inovação: a liderança e o RH interno ganham espaço para direcionar esforços em ações de cultura, engajamento e gestão estratégica.

Terceirização na folha de pagamento: benefícios e facilidades

A gestão da folha de pagamento é a principal atribuição do departamento pessoal, pois concentra cálculos complexos de salários, horas extras, adicionais, encargos sociais e benefícios. Um erro nesse processo pode comprometer a credibilidade da empresa perante os colaboradores e até gerar problemas fiscais.

Segundo a Ernst & Young (2022), 80% das empresas já enfrentaram algum tipo de erro na Folha de Pagamento. O custo médio para corrigir cada erro passa de R$ 1.594,68 em empresas com mil colaboradores, esse impacto pode ultrapassar R$ 7,7 milhões por ano apenas em ajustes!

Para fugir disso, a terceirização da folha de pagamento traz muitas soluções:

• Precisão nos cálculos: softwares especializados evitam falhas humanas em cálculos de jornada, adicionais noturnos e descansos remunerados.
• Segurança tributária: aplicação correta de encargos como INSS, FGTS e IRRF.
• Gestão de benefícios integrada à folha: convênios, planos de saúde e vale-refeição tratados em uma mesma plataforma.
• Relatórios avançados: geração de dados sobre custos de pessoal, movimentações financeiras e indicadores de absenteísmo.
• Confidencialidade: dados sensíveis ficam armazenados em ambientes seguros e com protocolos de proteção.

Além disso, a terceirização da folha de pagamento utiliza sistemas baseados em nuvem, o que garante acesso remoto, integração com eSocial e escalabilidade adequada ao tamanho do negócio.

Principais vantagens de terceirizar o RH

• Foco em pessoas: a área interna de RH se concentra em cultura organizacional, desenvolvimento de líderes e engajamento.
• Redução de riscos legais: empresas terceirizadas assumem grande parte da responsabilidade de manter processos em conformidade com a legislação.
• Escalabilidade: o serviço acompanha o crescimento da companhia, ajustando a estrutura sempre que necessário.
• Acesso à tecnologia: softwares de controle, integrações digitais e dashboards de gestão ficam disponíveis sem alto custo de implantação.
• Otimização de custos fixos: em vez de manter grandes estruturas internas, a empresa paga apenas pelo serviço contratado.
• Visão estratégica com relatórios rápidos: dados organizados permitem decisões mais assertivas sobre expansão, contratações e dimensionamento de equipes.

Quando considerar terceirizar o RH

A decisão de terceirizar precisa estar ligada a um momento estratégico da empresa. Aqui estão algumas situações indicam que está na hora de terceirizar o RH:

• Frequência de erros ou atrasos nas entregas fiscais.
• Equipe interna sobrecarregada com fechamento de folha, admissões e rescisões.
• Dificuldade em acompanhar atualizações legais que ocorrem com frequência no Brasil.
• Planos de expansão do negócio, exigindo um RH mais estratégico e menos focado na operação.
• Investimento elevado em tecnologia interna, que não acompanha a evolução do mercado.
• Busca por confidencialidade e compliance, principalmente em empresas que processam grandes volumes de dados sensíveis.

Terceirizar o RH pode ser visto como uma forma de fortalecer a governança da empresa, tornando ela mais eficiente e pronta para crescer com segurança jurídica e financeira.

Folha de Pagamento: Como escolher um parceiro de BPO

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Terceirizar o RH: Perguntas frequentes (FAQ)

O que significa terceirizar o RH?
É contratar uma empresa parceira para gerenciar rotinas de Recursos Humanos, de forma parcial ou total. Isso garante mais segurança e eficiência nos processos de folha, benefícios e estratégias de gestão de pessoas.

A terceirização substitui o RH ou o Departamento Pessoal?
Não. O setor interno continua existindo, mas passa a ter foco maior em iniciativas estratégicas, como gestão de clima, desenvolvimento de talentos e integração cultural.

Quais empresas podem terceirizar o RH?
Micro, pequenas, médias e grandes empresas podem adotar esse modelo. Cada porte encontra vantagens específicas, seja no custo reduzido, na escalabilidade ou no suporte tecnológico.

Quais rotinas da folha de pagamento podem ser terceirizadas?
Todas, desde cálculos de salários e encargos até obrigações acessórias, como INSS, FGTS e eSocial. A empresa contratada oferece sistemas para integrar e automatizar esses processos.

Quais são as principais tecnologias utilizadas pelas terceirizadas de RH?
Plataformas em nuvem, softwares fiscais para folha de pagamento, dashboards de indicadores e sistemas de automação integrados ao eSocial.

O BWG

BWG (Best Way Group) é um ecossistema de tecnologia de pessoas voltado para o RH e os desafios de quem trabalha com gente. O BWG oferece soluções que atendem às necessidades das novas formas de trabalho, como Folha de Pagamento, Consultoria & Corretora, Administradora de Benefícios, Agência de Comunicação Interna e Rede Social Corporativa.