Erros e acertos na gestão de folha de pagamento

A gestão de folha de pagamento é um dos principais processos para o bom funcionamento de uma empresa. Ao mesmo tempo, representa uma das maiores despesas operacionais. Segundo dados da CloudPay, o Brasil lidera mundialmente em custos causados por erros nesse processo, com uma taxa de impacto adicional de 78,7%. Isso mostra o quão caro podem ser os equívocos na gestão da folha, seja por multas, processos trabalhistas ou prejuízos à reputação da empresa.

Além de ser uma das maiores despesas nas organizações, a folha de pagamento exige um nível elevado de conhecimento técnico para evitar erros que possam acarretar consequências graves. Não é à toa que muitas empresas têm avaliado a terceirização desse processo como uma alternativa para reduzir custos e otimizar a operação.

Para ajudar quem trabalha com a folha de pagamento no dia a dia, reunimos os erros mais comuns nesse processo e algumas soluções simples para resolver cada um deles. Confira:

1. Controle de ponto

O controle de ponto é um dos elementos mais críticos da folha de pagamento. Ele registra as entradas, saídas e horas trabalhadas dos colaboradores, servindo como base para cálculos de horas extras, descontos e adicionais noturnos. Porém, sistemas ineficientes ou desatualizados podem gerar erros e atrasos.

Impactos de um controle inadequado:

• Erros nos cálculos: Pagamentos incorretos podem gerar descontentamento ou até ações judiciais por parte dos colaboradores.
• Perda de produtividade: Processos manuais demandam mais tempo e são propensos a falhas humanas.

Como superar o desafio:

1. Automatize o controle de ponto: Adote sistemas digitais que integrem a folha de pagamento com a marcação de ponto. Assim, os dados são transferidos automaticamente e sem erros.
2. Garanta conformidade legal: Certifique-se de que o sistema utilizado esteja em conformidade com as normas trabalhistas, incluindo o controle de horas extras e intervalos.
3. Ofereça flexibilidade: Sistemas modernos permitem a marcação de ponto via aplicativos ou plataformas online, facilitando o registro para equipes remotas ou híbridas.

Curiosidade: Folha de Pagamento, BPO, contracheque e holerite: entenda a diferença de uma vez por todas

2. Estrutura de cargos e salários

A estrutura de cargos e salários garante que cada colaborador receba uma remuneração justa e competitiva. Porém, empresas com organogramas pouco claros ou desatualizados enfrentam dificuldades para calcular benefícios, bônus e reajustes salariais.

Por que é desafiador?

• Falta de um plano de carreira estruturado desmotiva os colaboradores.
• Processos manuais ou mal organizados aumentam os riscos de discrepâncias salariais.

Como resolver:

1. Crie uma matriz de cargos e salários: Detalhe as funções, responsabilidades e faixas salariais para cada posição na empresa.
2. Atualize periodicamente: Revise os dados anualmente para acompanhar mudanças no mercado e nas convenções coletivas.
3. Use tecnologia: Dashboards centralizam informações e ajudam a comparar salários, benefícios e bonificações entre colaboradores.

3. Uso de dados na gestão da folha de pagamento

Um erro comum na gestão de folha de pagamento é não aproveitar o potencial dos dados disponíveis. O profissional de RH lida com um volume grande de informações, e não acompanhar esses dados pode levar a decisões baseadas em suposições, aumentando custos e reduzindo a eficiência.

Maiores dificuldades sem o uso de dados:

• Desorganização das informações: Dados dispersos dificultam análises precisas e aumentam a probabilidade de erros.
• Falta de previsões financeiras: Sem projeções baseadas em histórico de dados, é mais difícil planejar aumentos salariais ou prever custos de rescisão, por exemplo.
• Foco limitado: Equipes gastam tempo em tarefas operacionais, deixando de lado análises estratégicas que poderiam otimizar a folha.

Como implementar:

1. Escolha ferramentas apropriadas: Busque plataformas que integrem folha de pagamento com People Analytics para consolidar informações.
2. Treine a equipe: Invista em capacitação para que os profissionais saibam interpretar os dados corretamente.
3. Automatize relatórios: Configure dashboards para acompanhar métricas como custo médio por colaborador e taxa de absenteísmo.
   
   Veja também: Turnover: O que é, importância e como calcular corretamente

4. Planejamento na gestão de folha de pagamento

Um planejamento deficiente pode transformar a gestão da folha de pagamento em um pesadelo. Sem uma visão clara de prazos, recursos e metas, equipes ficam sobrecarregadas, e a empresa pode sofrer penalidades financeiras.

Erros comuns na falta de planejamento:

• Atrasos no pagamento de salários e encargos.
• Multas por não cumprimento de obrigações trabalhistas, como FGTS e INSS. Fuja disso!
• Perda de produtividade com tarefas manuais repetitivas.

Estratégias eficazes:

1. Automatize processos: Use soluções que automatizam e integrem tarefas como cálculos de encargos, envio de guias e emissão de contracheques.
2. Crie um calendário de obrigações: Detalhe prazos legais e internos para evitar atrasos ou correria de última hora. Baixe o calendário de RH e DP 2025 →
3. Invista em terceirização: Delegue tarefas burocráticas para uma equipe especializada e concentre-se em decisões mais estratégicas.

Caso de Sucesso GA.MA Italy

A Gama Italy, líder global no segmento de eletro beleza, enfrentava desafios com processos manuais e ineficientes em sua Folha de Pagamento. A solução? A terceirização com o BWG.

 

Principais conquistas da Gama Italy:

• Automatização de relatórios e tarefas de RH, eliminando retrabalhos.
• Digitalização completa com segurança e conformidade com a LGPD.
• Redução de custos operacionais e aumento da eficiência.
• People Analytics para decisões estratégicas baseadas em dados.
• E muito mais!

   

“A implementação da Folha de Pagamento do BWG trouxe agilidade, assertividade e confiabilidade aos processos internos da Gama Italy” — Ayrton Barros, Gerente de RH da Gama Italy

5. Mudanças na legislação trabalhista

A legislação trabalhista brasileira é complexa e muda frequentemente, exigindo que as empresas estejam sempre atualizadas. Alterações em convenções coletivas, benefícios obrigatórios e prazos podem gerar inconsistências na folha de pagamento se não forem acompanhadas.

Soluções práticas:

1. Utilize o eSocial: Esse sistema centraliza obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo riscos de erros.
2. Conte com consultorias especializadas: Uma empresa parceira como o BWG pode ajudar a interpretar e aplicar mudanças na legislação.

Sua gestão de folha de pagamento pode ser melhor

A gestão de folha de pagamento vai além do cumprimento de obrigações legais. Quando realizada de forma eficiente, ela melhora a produtividade, reduz custos e fortalece o relacionamento entre empresa e seus colaboradores.

Superar os desafios na gestão da folha de pagamento requer uma abordagem estratégica que combine tecnologia, automação e apoio de uma empresa parceira para cuidar desse processo. Quer saber como? Entre em contato com nossa equipe de especialistas.

BWG

BWG (Best Way Group) é um ecossistema de tecnologia de pessoas voltado para o RH e os desafios de quem trabalha com gente. O BWG oferece soluções que atendem às necessidades das novas formas de trabalho, como Folha de Pagamento, Consultoria & Corretora, Agência de Comunicação Interna e Plataforma de Comunicação.