Se você já atuava como gestor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal há alguns anos sabe que, tradicionalmente, os holerites eram emitidos em papel, de forma impressa. Na verdade, algumas empresas ainda utilizam essa versão, no entanto, com a modernização dos processos e digitalização dos documentos, o holerite físico deu espaço ao holerite online.
Num primeiro momento, elegemos a sustentabilidade como uma das grandes vantagens do holerite online. Afinal, há redução do uso de papel, ação que favorece a preservação do meio ambiente, certo?
Mas não é só isso. Tanto a empresa quanto seus colaboradores podem usufruir de outras facilidades que só o holerite online proporciona. Quer saber mais? Acompanhe nosso conteúdo e conheça 5 vantagens do modelo digital.
Boa leitura!
O que é o holerite online?
Diferente do que ocorre com o holerite tradicional, que é distribuído e assinado fisicamente pelos colaboradores, o holerite online é emitido digitalmente, seja através de um sistema com acesso via senha e dados pessoais, seja por e-mail.
Os dados constantes na versão online são os mesmos do holerite impresso. Sendo assim, o documento reúne informações sobre os montantes financeiros recebidos pelos serviços, tais como salário, descontos, bonificações, dentre outros.
Um aspecto interessante, que merece atenção e gera algumas dúvidas de interpretação é sobre a legalidade do holerite online. Vamos explicar.
Segundo o artigo 464 do Decreto Lei 5452/43, que rege a CLT, o pagamento do salário deverá ser efetuado sobre contra recibo. Sendo assim, o holerite precisa ser assinado pelo empregado. Caso o colaborador seja analfabeto, é validada a sua impressão digital.
Então, se o holerite é distribuído eletronicamente, como obter a assinatura do colaborador? Sabemos que hoje é possível obter a assinatura eletrônica. Mas e quando não for possível?
Neste cenário, o mesmo artigo nos traz outra reflexão. Após a implementação da Lei nº 9.528, de 1997, o recibo de depósito realizado em conta bancária cujo titular é o empregado, desde que com o seu consentimento, pode ser utilizado como comprovante de pagamento.
Aliás, é exigido, também, que o crédito seja realizado em agência bancária próxima ao local de trabalho. Desta forma, faz-se desnecessária a assinatura física do holerite.
Quais os benefícios para a empresa e colaboradores?
A emissão do holerite online é de grande importância. O documento permite o controle financeiro e documental por parte da empresa e do empregado.
Com o acesso fácil, o colaborador controla os seus vencimentos e, sempre que necessitar, tem em mãos o seu comprovante de renda – lembrando que o holerite é peça fundamental na aprovação de financiamentos bancários, locação de imóveis, abertura de contas bancárias com solicitação de crédito, dentre outros.
Por outro lado, a empresa otimiza o gerenciamento da sua folha de pagamento, garantindo o armazenamento seguro dos dados, adequação às leis trabalhistas e digitalização de seus arquivos – o que também reduz a necessidade de espaço no ambiente.
Veja, a seguir, 5 vantagens que o holerite online propicia ao seu negócio:
1. Controle financeiro
A folha de pagamento é um dos grandes custos do empresário, representando, no mínimo, 20% de toda a receita. Sendo assim, entender exatamente quais valores estão sendo destinados ao pagamento dos salários auxilia no controle do orçamento.
Com a vida financeira equilibrada, a empresa pode realocar recursos, sejam eles novos investimentos, equipamentos ou treinamento da equipe.
2. Redução de erros humanos
A emissão de um holerite manual requer a inserção de dados pelos próprios funcionários do setor. Sendo assim, é possível que erros de digitação ou até mesmo de cálculo possam ocorrer. Nestes casos, principalmente no que se refere aos descontos e cálculos de horas extras, os erros podem resultar em multas, penalidades e, futuramente, ações trabalhistas por parte do funcionário.
Como no holerite digital é utilizada uma base de dados contínua, ou seja, que na maior parte das vezes se repete mensalmente, há menos chance de erro. Além disso, os dados são selecionados de maneira automática, que também favorece o acerto do processo.
3. Acessibilidade
Ter documentos de forma acessível é uma importante vantagem dos processos digitais. No caso do holerite online, por exemplo, o colaborador e o empregado podem acessar os contracheques de maneira imediata, sempre que precisarem.
Sem a necessidade de realizar a solicitação presencialmente junto ao setor, com apenas alguns cliques a emissão do holerite é realizada, seja referente ao mês corrente ou a períodos anteriores.
4. Segurança das informações
As informações contidas nos holerites são sigilosas. Isso é o que prevê a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, uma vez que a lei diz que os dados e informações referentes aos funcionários, como holerites e cadastros funcionais, não podem ser compartilhados com terceiros. No entanto, mesmo sendo um assunto muito discutido internacionalmente, a LGPD ainda não está vigente aqui no Brasil.
Caso haja o vazamento ou divulgação sem o consentimento do empregado, as empresas podem arcar com indenizações que chegam aos R$ 50 milhões. Ou seja, todo o cuidado é pouco ao gerenciar informações confidenciais.
O uso do holerite online é especialmente interessante, já que apenas o gestor e o funcionário tem acesso ao documento, a partir de senhas pessoais, evitando possíveis vazamentos. Já o holerite impresso, quando não armazenado corretamente, pode ser acessado por terceiros, para fins ilícitos.
Os melhores softwares de holerite digital oferecem armazenamento em nuvem, com criptografia. Ou seja, os dados do colaborador e empresa não são salvos em servidores físicos, impedindo o acesso alheio. Ainda assim, a criptografia dos dados impossibilita o acesso ao conteúdo em si, que é transformado em códigos que podem ser lidos somente pelo operador do sistema e pela nuvem.
5. Otimização das tarefas
A gestão de folha de pagamento é apenas uma das funções do Departamento Pessoal. Sendo assim, é crucial otimizar o tempo aplicado em cada tarefa. Ao emitir o holerite online, resta mais tempo para a participação em treinamentos, análise de relatórios, criação de estratégias, dentre outras atividades.
O holerite online é, sem dúvidas, bem mais vantajoso do que o tradicional, impresso e entregue pessoalmente ao colaborador. Com a implementação de novos processos na gestão da folha de pagamento, empresas e empregados contam com mais agilidade e segurança, no que se refere a documentos trabalhistas.
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