Texto atualizado em: 11/12/20 –
Esse está sendo um ano muito desafiador para os setores de RH das empresas. Trabalhar com a modalidade de home office, para empresas que nunca tiveram contato com essa forma de trabalho, foi espantosa em um primeiro momento. A tarefa do RH nesse período era fazer com que o funcionário se sentisse estimulado mesmo em casa, portanto, surgiu a ideia do kit home office.
A ideia de criar um kit de trabalho remoto parece simples, mas que pode fazer com que os funcionários das empresas se sintam mais motivados para trabalhar. Hoje vamos falar sobre o kit home office e como ele pode melhorar o desempenho dos seus funcionários no dia a dia. Confira!
O que é um kit home office?
O kit home office é um conjunto de medidas que aumentam o conforto do funcionário, mesmo ele estando remoto. A princípio, você deve estar pensando se é possível deixar o funcionário mais confortável em sua própria casa e a resposta é sim. Estamos passando por algo novo, a mudança dessa rotina precisa ser impactada de forma positiva para que o funcionário traga o rendimento esperado mesmo estando em home office.
Portanto, fazer com que o funcionário atue da mesma forma ou até melhor em sua própria casa é a meta das empresas nesse período. Até porque, mudar de ambiente sem um apoio da empresa pode trazer uma série de consequências, como:
- Falta de equipamentos ou materiais de trabalho;
- Impossibilidade no acesso a documentos importantes e de uso diário;
- Desconforto e dor muscular por falta de estrutura física;
- Vazamento e exposição de dados sigilosos.
Muitas empresas estão tendo sucesso na implementação do kit home office. Um desses casos é o da empresa Nubank, que adotou o modo de trabalho remoto para cerca de 2.600 funcionários em São Paulo, Cidade do México, Berlim e Buenos Aires.
Além de garantir todo o equipamento que o funcionário usava dentro da empresa, para que ele pudesse fazer o trabalho da melhor forma possível, eles também enviaram cadeiras ergonômicas. Ou seja, o funcionário não vai ficar desconfortável em sua casa, tendo que usar, em muitos casos, cadeiras desconfortáveis e locais inesperados.
Como dissemos acima, estamos passando por algo completamente novo. Existem algumas empresas que já trabalhavam com o regime de home office, mas a grande maioria foi pega de surpresa. Desta maneira, é tarefa da empresa proporcionar ao funcionário mais estabilidade, tanto emocional quanto física, para que ele possa fazer seu trabalho da melhor maneira possível.
Como fazer com que os funcionários tenham um desempenho maior no home office?
Existem diversos jeitos de aumentar a produtividade do funcionário durante esse período. A empresa precisa adotar uma série de ferramentas de gestão para fazer com que o home office seja tão produtivo quanto o trabalho presencial.
Apontamos algumas ferramentas que ajudam a transformar o home office no melhor lugar para seu funcionário durante o período de isolamento.
Sistema de gestão de tarefas
Com plataformas de gestão como Monday.com e Trello, você pode criar diversas listas de tarefas para seus funcionários executarem mesmo fora da empresa.
Além disso, você consegue monitorar o status das tarefas, tempo de execução, compartilhar projetos com as equipes, conversar via chat, enviar documentos, entre outros benefícios.
Desta maneira, fica fácil fazer o acompanhamento da rotina do seu funcionário, além de ajudá-lo a ter mais controle das tarefas diárias.
Software de videoconferência
A adaptação nesse período forneceu novas formas de fazer reuniões ao decorrer do dia. Em muitos casos, as videoconferências ou “calls” com clientes e gestores, podem ajudar a executar melhor as tarefas.
Hoje em dia, existem diversos softwares que fazem esse tipo de relacionamento como Skype e Zoom. As videoconferências têm se tornado cada vez mais comuns para as pessoas que estão praticando a rotina home office, tornando o contato direto tão rápido quanto presencial.
Armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem é um sistema que já vinha sendo usado pelas empresas, mesmo antes do período de isolamento. Com esse método, você garante mais segurança na hora de guardar arquivos, dados e planilhas importantes.
Por serem armazenado em modo digital, o acesso a estes arquivos, pode ser feito de maneira remota e de qualquer lugar, facilitando a vida das pessoas que estão em home office. Basta ter acesso a internet.
Quais os itens não podem faltar em um kit home office de qualidade?
Para montar um kit home office para seus funcionários, é necessário que seja pensado em tudo que ele pode precisar nesse período, como se ele estivesse na empresa. As necessidades variam desde um bom computador com acesso aos softwares e dados que ele trabalha na empresa até itens básicos de papelaria.
Trouxemos uma lista elaborada do que seria um bom kit home office para os funcionários, confira:
- Equipamento adequado (computador ou notebook, tela de apoio);
- Itens de papelaria;
- Armazenamento na nuvem;
- Software de videoconferência;
- Ferramentas de assinaturas digitais (caso o funcionário use);
- Cadeira ergonômica;
- Apoio para os pés;
- Sistema para escanear documentos;
- Criação de documentos online.
Existem alguns casos que vão além dessa lista, mas em sua maioria, um bom kit home office gira em torno desses itens. Para que o kit home office seja efetivo, é preciso ter alguns equipamentos essenciais e de uso diário.
Fazer com que o ambiente de trabalho seja mais produtivo não é uma tarefa fácil, ainda mais quando se trata de home office. Sabemos quantas distrações podem haver no ambiente de casa, mas pequenos gestos como esse de proporcionar um kit home office para que o funcionário possa exercer sua função da melhor maneira possível, faz com que a empresa se destaque no mercado.
Olhar com bons olhos para o funcionário, ainda mais em um período delicado como esse, é o que faz a produtividade e o desempenho do colaborador aumentarem durante o período de home office. Então, se você gostou desse tema, tem que ler esses outros artigos:
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