Para entender o que é backoffice, é preciso entender que todas as atividades corporativas de uma empresa, sejam operacionais ou estratégicas, são parte de um processo.

Para garantir que pequenas falhas operacionais ao longo desse processo não acabem prejudicando os resultados finais, é essencial desenvolver uma estratégia de suporte a todas as etapas e envolvidos.

Basicamente é isso que propõe o conceito de backoffice e as atividades que ele compreende.

Se você nunca ouviu falar nesse termo antes ou não tem certeza se sabe o que é backoffice, neste artigo vamos explicar melhor essa ideia.

Vamos mostrar como a tecnologia pode fazer a diferença para a estratégia dessa gestão, além de quais são as características de um backoffice mais inovador.

O que é backoffice?

Backoffice é um termo da língua inglesa que, em português, pode ser traduzido como retaguarda. 

Uma equipe de retaguarda tem como função garantir que as demais equipes não tenham seu trabalho prejudicado por algum problema ou imprevisto, atuando como um suporte.

Se pensarmos na estrutura de uma indústria, por exemplo, que envolve um panorama que começa desde as expectativas do cliente, até a elaboração, produção e distribuição de um produto, podemos visualizar essa ideia claramente.

Afinal, um pequeno erro de logística pode comprometer toda uma produção e levar à perda de um cliente importante.

Esse tipo de situação, a que todas as empresas estão sujeitas, podem causar prejuízos expressivos.

A mesma coisa acontece dentro de escritórios. 

Um colaborador desmotivado pode acabar se esquecendo de prazos importantes ou simplesmente não se dedicar tanto ao trabalho, refletindo na qualidade final de todo um setor.

E assim acontece em qualquer tipo de cenário que demanda o esforço de diversas pessoas e mecanismos para que as metas se tornem resultados.

O backoffice, em alguns casos, pode até ser um profissional específico para averiguar a conformidade dos processos internos de uma empresa.

Por outro lado, alguns setores internos naturalmente desempenham a função de backoffice, como é o caso do RH, por exemplo.

Em outras palavras, são setores que atuam exclusivamente no ambiente interno de uma empresa, não tendo contato direto com os clientes finais.

Suas atividades estão principalmente centradas no capital humano da organização, garantindo a contratação de novos profissionais assim como as boas condições de trabalho, saúde e segurança para os colaboradores.

Em resumo, o backoffice atua nos bastidores, mas desempenha funções essenciais para que a empresa se mantenha em funcionamento.

Como a tecnologia aprimora o backoffice?

Como pudemos ver, o papel do backoffice é extremamente relevante para empresas que prezam pela alta performance, evitando os gargalos que podem prejudicar e atrasar os processos.

No contexto atual, com a transformação digital e a emergência das novas tecnologias, o mercado corporativo começou a perceber que os setores de backoffice são importantes demais para dedicarem tanto tempo em tarefas exclusivamente operacionais.

O potencial estratégico que eles carregam são a grande promessa do futuro do trabalho. 

E para que essa visão possa se concretizar, é preciso lidar de forma inovadora com as burocracias envolvidas. 

As ferramentas tecnológicas se tornam especialmente poderosas para o estímulo a oportunidades, principalmente no momento em que a empresa entende que a ação das pessoas é o que aumenta a produtividade. 

Assim, a organização consegue comunicar as mudanças de forma muito mais clara e eficiente, qualificando também as competências dos profissionais.

Os colaboradores de backoffice passam a deixar um pouco de lado as tarefas manuais e convencionais que tomam tanto tempo da sua força de trabalho, impedindo um olhar mais analítico para o cenário geral.

Um backoffice mais automatizado e voltado para soluções digitais representa diversos benefícios, como:

• Tarefas operacionais mais precisas e ágeis;
• Redução expressiva de erros humanos;
• Otimização da jornada de trabalho;
• Eficácia contra ruídos na comunicação interna;
• Mais tranquilidade para o gestor;
• Centralização e proteção de informações;
• Resultados melhores para os clientes.

Característica de um backoffice mais inovador

Agora você já sabe o que é backoffice e como a tecnologia, nesse momento de transição dos pilares corporativos, é uma importante aliada para aprimorar e inovar essa estratégia.

Se a sua empresa quer investir nessa ideia e busca consagrar uma cultura de inovação, aqui vão algumas dicas do que caracteriza, de fato, um backoffice mais estratégico e moderno:

Planejamento estratégico

O planejamento é a principal base de uma metodologia estratégica. Diferentemente das tarefas operacionais, ele não é mecânico. 

Pelo contrário, o planejamento visualiza o cenário interno e externo, faz comparações, análises, define funções e padrões para a resolução de possíveis problemas e mitigação de possíveis riscos.

Um bom planejamento, que visa ser completo, deve incluir projeções mensais, semestrais e anuais, baseadas na realidade da empresa e em sua visão de futuro.

Metas

As metas são o que tornam o planejamento estratégico ainda mais sólido. São os pontos que aproximam a empresa do patamar que ela pretende atingir.

Elaborar metas para cada setor backoffice é o que permite manter os colaboradores mais engajados e conscientes de seu papel. Para isso, é claro, as metas devem ser alcançáveis e objetivas.

Análise de indicadores e dados

Os indicadores ou métricas são importantes para que o desempenho das equipes possa ser acompanhado. 

São eles que comprovam a evolução das atividades e funções de cada componente do planejamento.

Nesse processo há também a análise de dados, que permitem ao backoffice um conhecimento ainda mais profundo sobre os pontos fortes e fracos da empresa, gerando insights e auxiliando na tomada de decisão.

Automação 

A automação é a alocação de tecnologias que possam otimizar tarefas operacionais que consomem muito tempo do backoffice. É o caso de softwares e plataformas colaborativas, por exemplo.

A própria análise de dados só é possível com a ajuda de um sistema informatizado que auxilie na obtenção das informações relevantes para o negócio.

 

Ao final deste texto, você enfim sabe o que é backoffice e entende que o RH é um dos departamentos corporativos que fazem parte dessa categoria interna. Quer saber mais sobre esse tema? Confira as características de um RH digital.